L’entretien professionnel est une obligation légale pour toutes les entreprises. Pourtant, il est souvent perçu comme une simple formalité administrative. Bien utilisé, il constitue pourtant un véritable levier de gestion des ressources humaines, permettant d’accompagner les collaborateurs dans leur évolution, d’anticiper les besoins en compétences et de construire un plan de développement des compétences cohérent.
Vous trouverez de nombreux exemples de modèle d’entretien professionnel sur Internet. Mais sont-ils réellement adaptés à votre entreprise ? Quels sont les éléments obligatoires ? Comment construire une trame d’entretien professionnel simple, efficace et réellement utile ?
Dans cet article, découvrez les bonnes pratiques pour élaborer un modèle d’entretien professionnel adapté à votre organisation.
Tout savoir sur l’entretien professionnel
La création d’un modèle d’entretien professionnel constitue l’une des premières étapes de la structuration des ressources humaines. Bien plus qu’un document réglementaire, il permet de mieux connaître les aspirations des collaborateurs, d’identifier leurs besoins en formation et de préparer les évolutions de l’entreprise.
De nombreux modèles existent, mais ils sont souvent génériques, très longs ou peu adaptés aux réalités des PME. Avant de choisir une trame, il est essentiel de définir l’objectif de cet entretien et les informations que vous souhaitez réellement recueillir.
Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?
L’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire entre l’employeur et le salarié. Il doit être organisé tous les deux ans à compter de l’entrée du collaborateur dans l’entreprise.
Son objectif est d’échanger sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié, ses besoins en formation et son projet professionnel. Contrairement à l’entretien annuel, il ne vise pas à évaluer les performances, mais à accompagner le développement des compétences.
Au cours de cet échange, l’employeur doit notamment informer le salarié sur :
- la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) ;
- le Compte Personnel de Formation (CPF) ;
- les possibilités de formation et d’évolution professionnelle.
L’entretien professionnel concerne l’ensemble des salariés, quel que soit leur contrat de travail (CDI, CDD, temps plein, temps partiel…).
Bon à savoir
Un entretien professionnel doit également être proposé au retour de certaines absences longues, notamment après :
- un congé maternité ou d’adoption ;
- un congé parental ;
- un congé sabbatique ;
- un arrêt maladie de plus de six mois ;
- un mandat syndical.
Qui réalise l’entretien professionnel ?
La réglementation n’impose pas de personne spécifique pour conduire l’entretien professionnel.
Selon l’organisation de l’entreprise, il peut être réalisé par :
- le dirigeant ;
- le manager direct ;
- le responsable d’équipe ;
- le responsable RH ;
- un prestataire spécialisé.
L’essentiel est que l’entretien permette un échange constructif et confidentiel avec le collaborateur.
Entretien professionnel ou entretien annuel : quelles différences ?
Ces deux entretiens sont souvent confondus alors qu’ils poursuivent des objectifs différents.
L’entretien annuel permet d’évaluer les résultats obtenus par le salarié, tandis que l’entretien professionnel prépare son avenir professionnel et son évolution au sein de l’entreprise.
Le bilan obligatoire des 6 ans
Tous les six ans, l’entreprise doit réaliser un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié.
Ce bilan permet de vérifier que le collaborateur a bien bénéficié de ses entretiens professionnels et que l’entreprise a accompagné son évolution professionnelle.
Ce document écrit permet notamment d’identifier :
- les formations réalisées ;
- les évolutions de poste ;
- les compétences acquises ;
- les actions restant à mettre en œuvre.
Ce bilan constitue un élément essentiel du suivi réglementaire et doit être remis au salarié.
Quels sont les avantages d’un modèle d’entretien professionnel ?
Mettre en place un modèle d’entretien professionnel ne permet pas seulement de répondre à une obligation légale. C’est également un véritable outil de pilotage des ressources humaines qui profite aussi bien aux collaborateurs qu’à l’entreprise.
Grâce à une trame d’entretien professionnel commune, les échanges sont plus structurés, les informations sont plus faciles à exploiter et les décisions RH gagnent en pertinence.
Pour les salariés
L’entretien professionnel offre au collaborateur un temps d’échange privilégié avec son employeur. Il lui permet de :
- faire le point sur son parcours professionnel ;
- exprimer ses souhaits d’évolution ;
- identifier ses besoins en formation ;
- construire son projet professionnel ;
- devenir acteur de son développement des compétences.
Ce rendez-vous favorise également la motivation et l’engagement, puisque le salarié se sent écouté et accompagné dans son évolution.
Pour l’entreprise
Pour l’employeur, le modèle d’entretien professionnel constitue un véritable outil d’aide à la décision.
Il permet notamment de :
- anticiper les besoins en compétences ;
- construire le plan de développement des compétences ;
- identifier les talents et les potentiels d’évolution ;
- préparer les mobilités internes ;
- renforcer la fidélisation des collaborateurs ;
- améliorer le dialogue entre managers et salariés.
En recueillant les attentes des collaborateurs, l’entreprise peut mieux aligner les projets individuels avec ses objectifs de développement.
Comment réussir son entretien professionnel ?
Un entretien professionnel efficace repose avant tout sur la qualité des échanges. Pour qu’il soit utile, il est recommandé de préparer le rendez-vous en amont et de créer un climat de confiance.
Quelques bonnes pratiques permettent d’en faire un véritable outil RH :
- préparer une trame d’entretien professionnel claire ;
- laisser le salarié s’exprimer librement ;
- identifier les compétences acquises et celles à développer ;
- formaliser les besoins en formation ;
- définir des actions concrètes à mettre en œuvre ;
- remettre un compte rendu écrit au collaborateur.
L’objectif est de transformer cet échange en un véritable moment de réflexion sur l’avenir professionnel du salarié.
Nous pouvons donc y reprendre les éléments essentiels tels que :
Récapitulatif des actions de formations réalisées
Récolte des différents souhaits d’évolution
Rassemblement des besoins/demandes de formation exprimés au cours des entretiens
Le plan d’action déterminé pour concrétiser le projet professionnel du salarié
Comment réussir son entretien professionnel ?
Un entretien professionnel efficace repose avant tout sur la qualité des échanges. Pour qu’il soit utile, il est recommandé de préparer le rendez-vous en amont et de créer un climat de confiance.
Quelques bonnes pratiques permettent d’en faire un véritable outil RH :
- préparer une trame d’entretien professionnel claire ;
- laisser le salarié s’exprimer librement ;
- identifier les compétences acquises et celles à développer ;
- formaliser les besoins en formation ;
- définir des actions concrètes à mettre en œuvre ;
- remettre un compte rendu écrit au collaborateur.
L’objectif est de transformer cet échange en un véritable moment de réflexion sur l’avenir professionnel du salarié.
Nous pouvons donc y reprendre les éléments essentiels tels que :
Pourquoi réaliser une synthèse des entretiens professionnels ?
Une fois les entretiens professionnels réalisés, il est essentiel de centraliser les informations recueillies.
La synthèse permet d’obtenir une vision globale des attentes des collaborateurs et de définir les priorités RH de l’entreprise.
Elle facilite notamment :
- l’identification des besoins de formation ;
- la préparation du plan de développement des compétences ;
- le suivi des souhaits d’évolution professionnelle ;
- l’anticipation des mobilités internes ;
- le respect des obligations réglementaires, notamment lors du bilan des 6 ans.
Cette étape constitue un véritable outil de pilotage pour les dirigeants et les responsables RH.
Que doit contenir une synthèse des entretiens professionnels ?
Pour être réellement exploitable, une synthèse doit reprendre les principaux enseignements de la campagne d’entretiens.
Elle peut notamment inclure :
- les formations déjà réalisées ;
- les compétences développées ;
- les besoins de formation exprimés ;
- les souhaits de mobilité ou d’évolution ;
- les actions retenues par l’entreprise ;
- les échéances de suivi.
Grâce à ces informations, il devient plus simple d’établir un plan d’action cohérent et d’accompagner durablement les collaborateurs.
Conclusion
Le modèle d’entretien professionnel est bien plus qu’un document obligatoire. C’est un outil stratégique qui permet d’accompagner les collaborateurs, de développer leurs compétences et de préparer l’avenir de l’entreprise.
En utilisant une trame d’entretien professionnel claire, homogène et adaptée à votre organisation, vous facilitez le dialogue avec vos équipes tout en répondant à vos obligations légales.
Enfin, la réalisation d’une synthèse après chaque campagne d’entretiens professionnels vous permettra de construire un plan de développement des compétences pertinent, d’anticiper les évolutions de votre organisation et de renforcer l’engagement de vos collaborateurs.
Un modèle d’entretien professionnel bien conçu devient ainsi un véritable levier de performance, au service de la stratégie RH et du développement durable des compétences.
