#1 Le recueil des besoins

Et voilà qu’elle arrive : cette pointe d’excitation à l’heure d’ouvrir le recueil des besoins en formation de votre entreprise. Il faut dire que le recueil des besoins, c’est un peu le pétrole 🛢️ du service formation : de la donnée brute que l’on va raffiner en arbitrant, en confrontant avec les objectifs de l’entreprise et des métiers. Inutile de vous dire (utile en fait) que la qualité de cette donnée brute aura une forte influence sur la réussite de votre plan de formation.

Posons tout de suite les bases du débat, : pour le recueil des besoins, vous préférez faire un recueil unique annuel 📅 ou un recueil au fil de l’eau 🔁 ?

Là, 2 écoles 🏫 s’opposent, les classiques qui planifient un recueil unique annuel📅, généralement lors du dernier quadrimestre de L’année N pour N+1 et les progressistes qui déploient un recueil au fil de l’eau 🔁, en fonction des besoins contextuels.

1. Les classiques qui planifient un recueil unique annuel📅, généralement lors du dernier quadrimestre de L’année N pour N+1

Les classiques sont des adeptes d’une méthode historique ayant largement fait ses preuves. Collecte des besoins par les managers et collaborateurs en 1 seule fois : le plan de formation est prêt à déployer au 1er janvier de l’année.

Cette méthode a trouvé ses limites, notamment face à l’accélération des transformations des métiers qui conduit à raccourcir la durée de vie des compétences utiles.

Entre 1980 et 2020, la durée de vie d’une compétence utile est passée de 30 ans à 5 ans.

Et sur les compétences techniques précises, notamment dans l’informatique 🖥️ et la technologie, la durée d’une compétence dure entre 12 et 18 mois. Bon, là on se dit que les pratiques d’un recueil annuel réalisé au mois de novembre risquent de freiner les besoins de formation émergents au mois de mars N+1.

2. Les progressistes qui déploient un recueil au fil de l’eau 🔁, en fonction des besoins contextuels.

Les progressistes répondent plutôt du tac o tac tout au long de l’année : un besoin = un arbitrage = un déploiement. Pratique pour être en phase avec la réalité des besoins terrain, le recueil au fil de l’eau 🔁 peut parfois ressembler à un exercice de funambule ! Comment toujours rester sur le bon fil pour ne pas déséquilibrer⚖️ le plan de formation entre les priorités stratégiques et les demandes annexes ?

Équilibre, agilité, les adaptes du recueil au fil de l’eau🔁 maitrisent les compétences principales des métiers du cirque 🎪 !

3. Bon, vous avez fait votre choix ?

Pour choisir entre une planification maitrisée ou une extrême agilité, je vous propose un match ⚡ entre les 2 modèles :

 

Et le gagnant est…. est…. 🏆

Bien évidemment, le contexte de votre entreprise détermine le modèle à privilégier. Les entreprises dont le cœur de métier est très orienté sur la technologie auront intérêt à privilégier un recueil au fil de l’eau 🔁 afin de pouvoir « coller » en temps réel aux nouvelles demandes des métiers.

Des entreprises dans un processus de transformation stratégique avec un plan à 3 ans auront plus de bénéfices à privilégier un plan unique annuel 📅 afin de s’assurer de la montée en compétences de l’organisation sur les orientations du plan stratégique.

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3. Et le combiné, vous connaissez ?

Non, nous ne parlons pas de ski 🎿 ni de paris hippiques 🏇 !
Le combiné ➿, c’est un recueil qui prend le meilleur du recueil unique annuel 📅 et du recueil au fil de l’eau 🔁. Combiner les 2 approches, c’est prendre le meilleur des 2 méthodes et trouver un juste équilibre entre planification et agilité.

L’histoire dit que le combiné➿ a été créé par des progressistes repentis qui se sont alliés à des classiques dissidents. Politique, quand tu nous tiens !

Trêve de plaisanterie, le combinés’articule généralement autour d’un ratio 70%/30% : près d’un tiers du budget de formation n’est donc pas planifié afin de pouvoir répondre aux besoins des métiers tout au long de l’année.

Là se pose les questions essentielles pour le Service Formation :

R

Qu’est-ce que je planifie ?

R

Qu’est-ce que je laisse à l’initiative du manager et/ou du collaborateur pendant l’année ?

R

Quel ratio de budget entre le 📅 et le 🔁 ?

Pour toute réponse, voici quelques clés 🔑 méthodologiques afin de bâtir votre plan de formation grâce au recueil combiné.

Selon le type de besoin

Nous distinguons 3 types de besoins auxquels nous préconisons

  • Besoins personnels (souhait sans lien avec les métiers et/ou la stratégie de l’entreprise) = 🔁.
  • Besoins individuels (besoin en lien avec les métiers et/ou la stratégie de l’entreprise) : 📅
  • Besoins collectifs : (besoin en lien avec les métiers et/ou la stratégie de l’entreprise) = 📅

Cette répartition ne saurait occulter l’agilité dont vous devez faire preuve pour répondre à des besoins collectifs notamment qui pourraient émerger d’un pôle d’activité pendant l’année. A ce moment-là, vous avez la latitude de répondre 🔁aux besoins en temps réel. Et cela fait toute la différence pour vos managers.

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Selon la criticité des besoins

Toutes les demandes de formations ne se valent pas. Choisir, c’est donc exclure ou du moins prioriser. Il vous est donc possible de catégoriser les demandes selon leur importance comme suit :

  • Importance stratégique : formations en lien avec les enjeux business 📅
  • Importance clef  : formations en lien avec les métiers, formations réglementaires 📅
  • Importance selon le contexte : formations sans lien avec les métiers mais engageant les collaborateurs, leur donnant des perspectives,  🔁

En effet, les orientations stratégiques de votre entreprise sont clairement prioritaires et doivent être planifiées. Cela ne vous empêche pas de pouvoir répondre à ce type de besoins qui se présenteraient pendant l’année. Vous aurez au moins sécurisé la majorité des besoins en formation liées à la stratégie de votre entreprise.

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2021 est la preuve vivante de l’intérêt du recueil combiné. Ce satané virus a secoué allègrement les plans de formation. Parmi nos clients, les adeptes du recueil combiné ➿ ont pu repenser le déploiement des plans sans trop de fracas : la Covid-19 a clairement challengé l’agilité des organisations.

Voilà, j’en ai fini avec mon Ode au combiné ➿ ! Convaincu  ?

Merci de m’avoir lu jusqu’au bout. On se retrouve dans un prochain numéro avec un plein d’astuces pour savoir comment arbitrer ce plan ! A très vite !

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Julie de chez NOOUS

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