1. Centraliser la liste des personnes habilitées dans une seule et même base de données

Arrêtez de gérer « dans son coin » les habilitations de son équipe, de son site. Il faut regrouper l’ensemble des habilitations de l’entreprise pour plusieurs raisons :

• Optimiser le temps de travail et son budget : un fichier excel par équipe ou par site entraîne une multiplication des actions de mises à jour et des acteurs sollicités et peut donc générer des erreurs, oublis ou doublons. Le fait de centraliser les données sur une seule et même base, elle-même gérée par une équipe dédiée permet un pilotage plus fin des habilitations et structure le processus de mise à jour et d’intégration des données.
• Réduire le risque d’erreurs et de pertes d’information
• Suivre les mobilités : la centralisation des données facilite la gestion des mobilités : Qui ? à quoi ? sur quel site et sur quel poste ?A partir de la vision centralisée des habilitations existantes dans la société, il est facile d’anticiper les habilitations manquantes sur le nouveau poste, sur les nouvelles missions ou sur le nouveau site.
• Rassurer les auditeurs sur les pratiques de gestion des habilitations pour obtenir ou maintenir les certifications de l’entreprise (ISO 14001, ISO 9001, OHSAS 18001, Mase)

2. Anticiper les recyclages pour maintenir les habilitations du personnel & optimiser son budget

3. Impliquer les salaries et les managers dans le suivi

La mise en place d’un outil collaboratif accessible aux salariés et aux managers permet de les impliquer et de les responsabiliser dans la gestion de leurs propres habilitations et de celles de leurs équipes.

Dans ce cadre, ils peuvent connaître directement leurs dates d’obtention, dates de perte, niveaux d’habilitations sans solliciter le service formation et QHSE. Sur le terrain, cela leur permet d’anticiper et organiser les périodes de départ en formation au regard des pics d’activité sur l’année.

4. cartographier les habilitations nécessaires par postes de travail

On comprend donc pourquoi une bonne gestion des habilitations repose sur une cartographie précise des habilitations nécessaires pour travailler en sécurité sur son poste de travail.Cette cartographie doit ainsi être actualisée en fonction de l’évaluation des risques professionnels et réalisée conjointement par le service QHSE, RH et les managers. Une fois aboutie, elle permettra de construire les parcours de formation pour les nouveaux entrants et les mobilités internes.

5. Etablir une etroite collaboration entre le service QHSE, service formation et managers

Le service QHSE, en charge de l’évaluation des risques professionnels de l’entreprise, établit de son côté la liste des habilitations nécessaires pour encadrer les risques et les obligations réglementaires. En parallèle, le service Formation sera le garant du déploiement des formations habilitantes identifiées. De manière assez évidente, chacun a une part de responsabilité dans le processus d’obtention et de maintien des habilitations.

Cependant, une démarche de pilotage des habilitations aboutie passe inévitablement par l’implication des managers : ils sont des relais précieux auprès des collaborateurs et peuvent faciliter leur adhésion dans les cycles de formation et réduire l’absentéisme en formation.

INFOGRAPHIE : PILOTER LES HABILITATIONS DU PERSONNEL