Le séminaire du service formation arrive à grand pas. Allez, go, on s’y met…Viviane, tu peux te charger de trouver un lieu ? 📍 Fatou, c’est quoi notre budget déjà (jamais assez, qu’on se le dise)? 💸 Et n’oublie pas cette année tous les végétariens qui n’ont rien pu manger l’année dernière hein (sans compter les sans gluten, sans lactose, tout ça tout ça)…José, préviens la compta pour leur dire qu’ils vont recevoir 1978 factures dans les 3 prochains mois, et qu’ils commencent à créer les fiches fournisseurs… 💼 »

Organiser des événements RH, c’est primordial, notamment pour renforcer l’esprit d’équipe, partager des connaissances, phosphorer autour de sujets clés…mais c’est probablement aussi complexe que nécessaire. 

La bonne nouvelle : vous n’êtes pas seuls. 🌟On a demandé à Karine Maillot, notre responsable du Pôle évènements RH chez NOOUS, de nous partager toutes ses bonnes pratiques dans l’organisation d’un événement. 🎉 (croyez nous, jusqu’au moindre petit détail, rien ne lui échappe)

I- Un mot d’ordre : ORGANISATION

Alors la première chose à ne pas négliger, c’est d’anticiper tout ce qui peut l’être. 

1️⃣ Le Cahier des Charges 

Il doit être précis et méticuleusement cadré. Combien de personnes ? Qui vient d’où ? Est-ce que tout le monde parle français ? Faut-il de l’hébergement ? Un traiteur ? Des animations ? Qui arrive quand ? Quel est le budget ? 📋💼 (je peux continuer la liste, on n’a jamais trop d’information) 

2️⃣ Chercher (et trouver accessoirement) les prestataires 

Le plus urgent, trouver le meilleur lieu, adapté à vos envies et vos besoins pour épater vos invités le jour J. Mais il ne faut pas négliger le transport, les repas, les animations, les fournitures….La liste est longue. (heureusement, on a un répertoire de prestataires à rallonge). Evidemment, derrière il faut aussi négocier, contractualiser, et suivre l’avancée. 🕵️‍♂️👩‍💼🍽️🎉

3️⃣ Gérer l’humain

C’est évident, et pourtant tellement important de le préciser. Quand il y a 150 personnes à rassembler, c’est une multitude d’échanges et de questionnements à gérer : les inquiétudes, les cas particuliers, les demandes incongrues…

II- Le diable est dans les détails 🎩✨

Organiser et coordonner toute la logistique d’un évènement est loin d’être une mince affaire. Lieu, hébergement, restauration, intervenants, transport, vol, signalétique, goodies, accueil & badging, animation, sécurité… 🏨✈️ NOOUS pouvons être votre relais auprès de chaque prestataire, avant, pendant, après. Trouver un taxi à Riyad qui parle Français? 🚖 Un interprète à Londres? 🌍 Une carte de crédit à Berlin? 💳 Trop fastoche… NOOUS nous occupons de tous vos besoins, les formalités administratives, les vols internationaux, l’hébergement, les VISAS, la langue, la vie quotidienne. 💬…(on peut même vous donner du cash!)

Et sans oublier le primo accueil de l’évènement : depuis l’aéroport, sur le lieu de l’event et même jusqu’à la chambre d’hôtel ! (et ça passe aussi par aller réveiller dans leur chambres des participants qui ne sont pas à l’heure ^^ on vous l’a dit, l’humain avant tout…)  Tout est organisé au millimètre près pour un événement totalement réussi.

III – Et après ?

Après ?  c’est terminé ! Ciao, bonsoir. 🌙 

Ah non c’est pas comme ça que ça se passe ? Ah oui il faut gérer les très nombreuses factures et aussi oh si nombreux fournisseurs. Chez NOOUS vous n’avez pas ce problème : grâce à notre mandat d’achat, nous pouvons payer l’ensemble de vos factures fournisseurs et avancer vos frais pour n’avoir qu’au final une seule facture à payer ! 💸📑✅

On fait le bilan financier, un état des présences et on analyse les retours d’expériences afin de communiquer sur la réussite de votre évènement.

Et voilà, cette NOOUSletter de reprise plutôt chill est terminée ! L’équipe est curieuse de connaître votre opinion sur la question 🤔 Vos retours sont toujours les bienvenus, n’hésitez pas à nous en faire part 💌

IV – Des avantages à tous les étages

Externaliser de tels projets, c’est s’enlever une sacrée épine du pied.

Gain de temps : organiser un événement RH peut être une tâche complexe et chronophage. Externaliser cette responsabilité permet aux équipes internes de se concentrer sur leurs activités principales sans être distraites par les détails opérationnels de l’événement. 🕒Et n’oubliez pas qu’un accompagnement sur mesure de votre projet, ça se passe avant, pendant et aussi après.

Réduction des coûts : NOOUS bénéficions d’un réseau de fournisseurs établi (en France et à l’étranger), ce qui peut conduire à des économies significatives pour vous, d’autant plus que nous pouvons négocier des tarifs préférentiels avec les prestataires et optimiser votre budget. 💰

Adaptabilité aux besoins : Externaliser permet d’ajuster rapidement les ressources en fonction des besoins spécifiques de chaque événement. Cela offre une flexibilité accrue par rapport à la constitution d’une équipe interne dédiée pour chaque occasion. 🔄

Last but not least : On prévoit des plans B et C. 🚀. Oui, tout est planifié, bordé, anticipé, et rebordé. Mais il y a toujours un grain de sable qui va venir quelque part. L’essentiel est de le savoir. C’est la gestion du risque. 🔄💡 ! (#agencetoutrisque)

Pour organiser votre projet en libérant une part importante de votre esprit qui a suffisamment de choses à penser, SOS Karine, c’est par ⬇️.

Vous êtes arrivés à la fin de cette NOOUSletter (belle perf’)
Vous pouvez dès à présent reprendre une activité normale.