Quel modèle d’entretien professionnel choisir pour mon entreprise ?
Vous trouverez de nombreux exemples d’entretiens professionnels sur internet, mais conviennent-ils à votre structure ? Est-ce que tous les éléments sont nécessaires ? Quels sont les points obligatoires ?

L’entretien professionnel peut être perçu comme une contrainte supplémentaire, mais vous pouvez également en faire un vrai temps d’échange privilégié, de « prise de température » de votre entreprise et de récolte d’informations pertinentes et obligatoires pour votre organisation.

Nous allons présenter dans cet article les clés pour élaborer votre processus d’entretien professionnel efficace afin qu’il soit au service de votre entreprise.

1. TOUT SAVOIR SUR L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL !

La mise en place et la construction d’un modèle d’entretien professionnel pertinent est l’étape principale de la structuration des Ressources Humaines. Ce document pourrait souvent être perçu comme un formalisme de plus pour les TME PME et pourtant, il permet de fluidifier la communication et d’avoir la vue sur les souhaits de vos salariés.

Nous allons vous présenter dans cet article les divers avantages que vous pouvez tirer de votre processus d’EP et des écueils à éviter lors de leur élaboration.
Vous trouverez de nombreux supports d’entretiens professionnels incluant quelques fois les entretiens annuels sur un seul et même document. Des formats génériques, longs et souvent difficilement exploitables en l’état.

Mais que devons-nous retenir de tout ça ? Quelles sont les éléments obligatoires ?

Dans tous les choix d’outils que vous ferez, gardez à l’esprit l’objectif visé et la finalité de l’outil.

1- Entretien professionnel définition

L’entretien professionnel a lieu au minimum tous les deux ans à partir de la date d’entrée dans l’entreprise.

Il s’agit d’un rendez-vous obligatoire entre le salarié et son employeur. Il a pour but de définir les perspectives d’évolution en réalisant un bilan du parcours professionnel du collaborateur. Cela passe par l’identification et le conseil de ses besoins de formation par l’employeur, qui, sur cette base se charge de l’orienter. Cet entretien favorise certes la mobilité et l’évolution interne (qualification, changement de poste, promotion, …) mais permet aussi une vision sur le long terme puisqu’il aborde la question de l’avenir du salarié.

Cette démarche d’échange, de questionnement a également pour but de rendre acteur le collaborateur de son parcours de formation et plus largement de son avenir professionnel.

Dans le cadre de l’entretien professionnel, nous avons l’obligation de sensibiliser le salarié notamment sur la validation des acquis par l’expérience (VAE) mais aussi sur le compte personnel de formation (CPF) et ses modalités d’utilisation.

L’entretien professionnel est à destination de l’ensemble des salariés de l’entreprise, quel que soit leur type de contrat de travail (CDI, CDD, temps plein, temps partiel, …).

Bon à savoir

Le salarié doit bénéficier d’un entretien professionnel après tout retour de longue absence de type : congés maternité, congés parental (partiel ou temps plein), adoption, sabbatique, arrêt maladie de plus de 6 mois, mandat syndical …
Qui s’occupe de faire passer les entretiens professionnels ?

La législation ne prévoit rien à ce sujet, il convient donc à chaque entreprise de faire à sa convenance pour l’organisation et la réalisation des entretiens.

Cependant, par usage ceux-ci peuvent être réalisés :

  • Par le dirigeant lui-même, notamment dans de petite structure
  • Le manager direct
  • Le responsable d’équipe
  • Le responsable des Ressources Humaines
  • Ou encore, par un prestataire spécialisé qui peut accompagner les entreprises qui souhaitent externaliser la gestion de ces entretiens

Attention

L’entretien professionnel ne concerne pas l’évaluation du travail du salarié, qui est effectuée dans le cadre de son entretien annuel.

2- Entretien professionnel et annuel

Il est important de ne pas confondre l’entretien professionnel et l’entretien annuel d’évaluation qui ont deux finalités différentes.

1- Entretien professionnel

L’entretien professionnel se distingue dans un premier temps par son caractère obligatoire d’un point de vue légal depuis la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle.

Il consiste en une discussion entre l’employeur et son salarié sur la carrière, et la situation professionnelle du salarié à l’instant T et à venir. Il n’a pas vocation à évaluer les performances et résultats du collaborateurs ou encore à lui fixer des objectifs de travail.

2- Entretien annuel

A contrario, la loi ne prévoit aucun caractère obligatoire en sujet de l’entretien d’évaluation ou entretien annuel (sauf accord ou convention collective contraire).

Ce dernier, lorsqu’il est mis en place à un intérêt à avoir lieu une fois par an pour établir un bilan de l’année écoulée. Il a pour objectif d’évaluer la qualité du travail du salarié, l’atteinte ou non des différents objectifs préalablement fixés et la fixation de nouveaux pour l’année à venir en lien direct avec les enjeux de votre structure.

3- Entretien professionnel 6 ans

Tous les 6 ans, le salarié dans le cadre de son entretien professionnel, doit bénéficier d’un état des lieux obligatoire récapitulatif de son parcours professionnel.

Ce bilan à 6 ans va permettre d’établir si le salarié a eu ses différents entretiens professionnels prévus (support à l’appui) et va vous permettre d’identifier les potentielles actions prioritaires à mettre en œuvre : évolutions professionnelles, mise en place de formation, montée en compétences, …

Cet état des lieux doit faire l’objet d’un support écrit & remis au salarié.

2. modèle d’entretien professionnel

1- POURQUOI RéDIGER UN MODèLE D’ENTRETIEN PROFESSIONNEL ?

Que vous soyez gérant(e), comptable ou chargé(e) des ressources humaines dans votre PME, la question a déjà dû vous traverser l’esprit : quels bénéfices vais-je tirer de la rédaction d’un modèle d’entretien professionnel ?

La structuration de vos ressources humaines passe par la formalisation d’un certain nombre d’éléments de votre entreprise : les compétences professionnelles, les postes, les relations interpersonnelles, les règles de fonctionnement, les ressources, les procédures métier etc. Face à la variété d’éléments qu’il convient de décrire, nous vous recommandons d’initier cette démarche par la rédaction des entretiens professionnels en vous construisant un modèle adapté !

Le support peut être établit de plusieurs manières : utiliser un référentiel existant, le construire avec des référents internes, le nourrir des entretiens annuels et professionnels passés etc. Ce modèle doit servir de trame unique à l’entreprise : il faut utiliser le même modèle pour tous les postes.

Utiliser une seule et même trame d’entretien pour vos rendez-vous, vous servira de base commune d’échange avec l’ensemble de vos salariés, afin de faciliter la collecte et l’analyse des informations recueillies. Cela vous permettra également d’harmoniser les pratiques et identifier plus rapidement les plans d’actions à mettre en œuvre en fonction des sujets abordés.

2- ENTRETIEN PROFESSIONNEL exemple

Découvrez comment structurer un modèle d’entretien professionnel de manière claire et structurée à travers notre exemple !

3. quels avantages pour mon entreprise ?

Les entretiens professionnels sont en priorité à destination des salariés, mais l’entreprise peut bénéficier de ces temps d’échanges privilégiés pour elle aussi en tirer profit.

En effet, dans le cadre de ces entretiens, l’entreprise a la possibilité de confronter les perspectives de carrières de ses salariés à ses propres besoins interne ou projets de développement à venir. C’est le moment de faire un point entre l’organisation actuelle et l’organisation cible pour ainsi prendre la température auprès des salariés et envisager de potentielles montées en compétences en interne.

L’employeur peut, dans le cadre de ces entretiens, identifier les difficultés rencontrées par certains de ses salariés et organiser un accompagnement pour une éventuelle montée en compétences à l’aide de formation, ou bien envisager une mobilité interne si cela est possible.

Il peut également dans le cadre de ces entretiens tenir compte des aspirations de ses salariés et favoriser ainsi la motivation et le bien-être au travail dans un objectif de performance collective.

En effet, l’entretien professionnel est un excellent levier de motivation au travail pour l’employeur, puisqu’il permet d’impliquer et de rendre acteur le collaborateur de son processus d’évolution professionnel.

En étant à l’écoute et en privilégiant l’échange, l’employeur démontre sa confiance et son implication dans le parcours professionnel de son salarié, avec un intérêt partagé. Cela incitera le salarié à s’impliquer et s’investir encore plus dans son travail et dans l’esprit de l’entreprise.

4. et après ? la synthèse des entretiens professionnels

L’entretien professionnel est effectivement obligatoire, mais en faire une synthèse générale est essentiel. Cela aura pour intérêt dans un premier temps de faire un bilan des informations récoltées dans le cadre de ces moments d’échange, de tracer la bonne réalisation de ces entretiens, mais aussi et surtout, arbitrer sur le plan d’actions à mettre en œuvre pour l’année à venir.

Mais comment s’y prendre pour réaliser une synthèse efficace ?

Nous l’avons vu plus haut, tous les 6 ans les salariés doivent bénéficier d’un état des lieux afin de vérifier que l’entreprise a bien fait évoluer ses collaborateurs. C’est ici que la synthèse d’une campagne d’entretien professionnel prend tout son sens !

La synthèse générale doit reprendre les grands thèmes abordés au cours de l’échange et comporter des éléments de réponse clairs et concis. Elle doit être rédigée de façon à faciliter la lecture par une personne tiers à l’entretien et à suivre l’élaboration au fil des années.

Nous pouvons donc y reprendre les éléments essentiels tels que :

Récapitulatif des actions de formations réalisées
Récolte des différents souhaits d’évolution
Rassemblement des besoins/demandes de formation exprimés au cours des entretiens
Le plan d’action déterminé pour concrétiser le projet professionnel du salarié
Une fois ses éléments rassemblés, il conviendra d’établir un plan d’actions à mettre en œuvre : évaluation des formations réalisées, établir un nouveau budget formation, arbitrer sur les demandes effectuées et identifier les potentiels mobilités internes à accompagner.
anais gounet

anais gounet

Consultante RH - DRH temps partagé

 

 

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