externalisation des achats de formation
Gestion de la relation avec vos fournisseurs : découverte, négociation et gestion administrative de vos achats.
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Grâce à notre double expertise en formation professionnelle et en gestion financière, nous vous apportons un accompagnement sur mesure, adapté à vos enjeux opérationnels et budgétaires.
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Avec nos 10 pôles d’expertise, nous offrons une synergie unique, en réunissant toutes nos compétences pour assurer la réussite de votre projet.
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Avec notre plateforme d’achats 100 % digitalisée, vous pilotez votre budget formation en temps réel, pour une gestion fluide, précise et une maîtrise optimale de vos dépenses.
NOTRE SOLUTION
Sourcer, négocier et payer vos fournisseurs.
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Structuration de votre offre formation
- Analyse de votre offre de formation.
- Sélection et préconisation de fournisseurs innovants, avec un rapport qualité/prix optimisé et régulièrement challengé.
Mise en place de partenariats avec vos fournisseurs
- Analyse comparative des meilleurs fournisseurs.
- Accompagnement sur-mesure : de la rédaction du cahier des charges à la sélection du fournisseur.
- Mise en place d’accords négociés et contractualisation de partenariats.
gestion quotidienne & administrative de vos fournisseurs
- Flexibilité & agilité pour engager des achats auprès de tous vos fournisseurs, en France comme à l’international.
- Gestion quotidienne de vos factures & des échéances associées.
- Pilotage et gestion de votre budget formation avec une catégorisation par entités et enveloppes budgétaires.
- Centralisation mensuelle de vos achats.
FAQ
Externalisation des achats de la formation
Qu’est-ce que l’externalisation des achats de la formation ?
L’externalisation des achats de la formation consiste à confier à un prestataire spécialisé la gestion opérationnelle et financière liée aux dépenses de formation d’une organisation.
Elle vise à sécuriser les processus, fluidifier les échanges administratifs et optimiser le pilotage budgétaire.
Cette gestion peut inclure :
- La vérification de la conformité et de l’enregistrement de vos fournisseurs.
- L’émission et le suivi des bons de commande auprès des organismes de formation et de vos prestataires associés (hébergement, restauration, logistique).
- La centralisation et validation des factures.
- Le respect des délais de paiement et la gestion de vos flux financiers.
- L’utilisation d’outils digitaux de suivi en temps réel.
- La mise en place de reportings budgétaires personnalisés pour améliorer votre pilotage des budgets de formation.
- La production d’un ficher de refacturation mensuel pour faciliter votre saisie comptable.
Quelles dépenses sont couvertes par l’externalisation des achats de la formation ?
L’externalisation des achats de la formation couvre l’ensemble des dépenses liées au déploiement d’un plan de développement des compétences.
Elle s’applique à toutes les méthodes pédagogiques (présentiel, digital learning, blended learning) et à toutes les modalités de formation.
Le mandat d’achat s’applique également à toutes les devises et toutes les typologies d’achats que vous choisissez (restauration, hôtellerie, impression, support…).
Quels bénéfices tirer de l’externalisation des achats de la formation ?
Faire appel à un prestataire pour externaliser les achats de la formation permet d’alléger les équipes RH et comptables de la charge administrative et financière liée à la gestion des fournisseurs.
Cette approche améliore la fluidité des opérations et renforce la maîtrise des dépenses.
Les principaux bénéfices sont :
- Réduction de la charge administrative grâce au traitement des commandes, factures et enregistrements fournisseurs.
- Sécurisation des délais de traitement et des paiements.
- Visibilité renforcée sur les engagements financiers et le suivi budgétaire.
- Optimisation des coûts via la négociation et le pilotage centralisé des achats.
Les gains se mesurent à deux niveaux :
- Sur le plan financier : maîtrise du budget, gestion plus efficace des flux de trésorerie et simplification des processus de déclaration de TVA.
- Sur le plan organisationnel : gain de temps pour les équipes internes, fiabilité des processus, consolidation des reportings et meilleure qualité de la relation fournisseurs.
L’externalisation modifie-t-elle les obligations légales de l’employeur ?
Non. L’externalisation des achats de la formation ne transfère pas la responsabilité juridique de l’entreprise.
Compte tenu de l’article L6321-1 du Code du travail, en France, l’employeur doit assurer l’adaptation des salariés à leur poste, veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi et piloter leur plan de développement des compétences.
Le prestataire prend en charge les tâches opérationnelles mais l’entreprise conserve l’obligation de définir les priorités, de valider les choix et de garantir le respect du cadre légal.
Quel est l’impact sur la déclaration de la TVA ?
Externaliser des achats de la formation n’impact pas les obligations de l’entreprise en matière de TVA.
L’entreprise reste responsable de la vérification, de la déclaration et du traitement de la TVA. L’externalisation permet de confier la gestion administrative des achats, mais pas la responsabilité fiscale. Néanmoins, le prestataire met à disposition des données contrôlées et qualifiées pour faciliter la déclaration de la TVA des achats de la formation ayant été externalisés.
À noter : en France, certaines actions de formation peuvent être exonérées de la TVA lorsqu’elles relèvent de la formation professionnelle continue et sont dispensées par un organisme déclaré auprès de la DREETS.
Pour en savoir plus : article 261-4-4° a du Code général des impôts, https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/943-PGP.html/identifiant=BOI-TVA-CHAMP-30-10-20-50-20191016
Quels livrables sont fournis dans le cadre de l’externalisation des achats de la formation ?
Dans le cadre d’une externalisation des achats de la formation, l’entreprise reçoit généralement plusieurs livrables, tels que :
- Un reporting détaillé et un suivi personnalisé.
- Des fichiers mensuels précis de refacturation pour simplifier vos déclarations de TVA.
- Des rapports adaptés aux besoins de l’entreprise.
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