externalisation des achats & subrogation de paiement
Confiez-NOOUS la gestion des achats de vos prestations intellectuelles pour réduire vos coûts, gagner en réactivité et fiabiliser vos process.
des problématiques qui freinent la gestion de vos achats
Gestion des fournisseurs
Difficulté à identifier les bons prestataires, à comparer les offres et à maîtriser les prix du marché.
Des risques et des surcoûts mal anticipés
Une gestion des achats qui expose votre organisation à des erreurs, des litiges et des décisions peu sécurisées.
Des processus lourds qui ralentissent votre performance
Circuits de validation complexes, retards de paiement et charge administrative lourde pour vos équipes.
NOTRE SOLUTION
Sourcer, négocier et payer vos fournisseurs.
Grâce à notre connaissance pointue du marché, renforcez votre stratégie formation avec des partenaires de qualité.
Gestion administrative de vos fournisseurs
- Création et conformité de vos fournisseurs récurrents ou ponctuel.
- Envoi de bons de commande clairs et détaillés.
- Mise à disposition d’un interlocuteur dédié pour un suivi efficace.
- Gestion administrative structurée : réception, contrôle et centralisation des documents sur une plateforme dédiée.
- Paiement des factures selon les échéances.
Processus optimisé et réactif
- Création et envoi de bons de commande dans les 48 heures.
- Mise en place d’un double contrôle des factures.
- Procéder à des paiements sous 24 heures pour sécuriser les prestations commandées.
- Accès en temps réel à l’état d’avancement des dossiers.
Solutions de trésorerie flexibles
- Avances de fonds à travers une solution de fonds de roulement.
- Appels de fonds réguliers.
- Décalage de trésorerie avec le soutien de notre partenaire bancaire.
- Reporting détaillé et suivi personnalisé.
Refacturation et pilotage budgétaire
- Mise en place de fichiers mensuels précis pour faciliter vos déclarations TVA.
Pilotage budgétaire
- Un suivi personnalisé des dépenses par enveloppes budgétaires.
- Des rapports adaptés à vos enjeux RH.
Vision éclairée du marché et de ses opportunités
- Une analyse de votre stratégie achats de prestations intellectuelles.
- Des préconisations sur mesure.
POURQUOI NOOUS CHOISIR ?
La garantie d’experts dédiés à vos problématiques
années d’expérience
bons de commandes émis en 2024
devises différentes
clients ETI-GC
de budget géré
factures validées en 2024
#Des équipes libérées
Moins de tâches chronophages et des équipes RH et comptables recentrées sur des missions stratégiques.
#Une gestion fiable et conforme
Factures centralisées, traitées rapidement et dans le respect de la conformité réglementaire, même pour les prestataires étrangers.
#Visibilité et expertise
Prix maîtrisés, dépenses suivies en temps réel, pilotage budgétaire renforcé.
FAQ
Externalisation des achats & subrogation de paiement
Qu’est-ce que l’externalisation de la gestion des achats ?
L’externalisation de la gestion des achats consiste à confier tout ou partie de vos processus achats à un prestataire externe spécialisé.
Cela inclut la gestion administrative, le suivi des fournisseurs, le traitement des factures, le pilotage budgétaire et la sécurisation des paiements, sans recruter en interne.
En amont de la gestion quotidienne, c’est une analyse méthodique de votre stratégie d’achats et une restitution structurée afin de vous donner une visibilité opérationnelle en lien avec vos ambitions et votre vision.
À quelles entreprises s’adresse l’externalisation de la gestion des achats ?
- Les entreprises en croissance,
- Les structures avec des volumes d’achats récurrents et/ou des besoins d’agilité dans les paiements,
- Les organisations dont les équipes manquent de temps ou d’expertise achats,
- Les acteurs souhaitant mieux piloter leurs dépenses et réduire les risques,
- Les organisations limitées par la gestion de leurs fournisseurs dans leur logiciel interne.
Quels bénéfices concrets et quel ROI attendre d’une externalisation de la gestion des achats ?
L’externalisation de la gestion des achats permet avant tout de structurer et sécuriser des processus souvent dispersés ou chronophages.
Les bénéfices concrets observés concernent principalement :
- Un gain de temps opérationnel pour les équipes internes,
- Une réduction des erreurs administratives (facturation, paiements, suivi fournisseurs),
- Une meilleure visibilité sur les dépenses et les engagements,
- Une prise de décision plus éclairée grâce à des données fiables.
Le retour sur investissement (ROI) se mesure à la fois en économies indirectes (temps gagné, litiges évités, risques limités) et en meilleure maîtrise budgétaire, plutôt qu’en simple réduction de coûts immédiate.
L’externalisation de la gestion des achats a-t-elle un impact sur les obligations de déclaration de la TVA pour l’employeur ?
Non. L’externalisation de la gestion des achats n’exonère pas l’employeur de ses obligations fiscales et déclaratives.
L’entreprise reste pleinement responsable de ses déclarations de TVA et de la conformité de ses flux financiers.
En revanche, une gestion externalisée permet généralement de fiabiliser les données (factures, justificatifs, ventilation des dépenses), facilitant ainsi :
- La préparation des déclarations via des données qualifiées mise à disposition du client,
- La traçabilité des opérations,
- La sécurisation des contrôles internes ou externes.
Comment garantir la transparence et la traçabilité des achats dans une gestion externalisée ?
La transparence et la traçabilité reposent sur des processus clairement définis et documentés par un cadre réglementaire (code Général des Impôts)
Une gestion externalisée structurée s’appuie notamment sur :
- La centralisation et un accès à l’ensemble des documents (bons de commande, factures, justificatifs),
- Une nomenclature des factures conformes aux exigences légal,
- Des circuits de validation formalisés,
- Un historique des opérations accessible,
- Des reportings réguliers et lisibles.
Ces éléments permettent à l’entreprise de conserver une vision claire de l’ensemble de ses achats, tout en sécurisant les flux et les décisions.
Comment s’organise le pilotage et le suivi des achats dans une gestion externalisée ?
Le pilotage des achats externalisés s’organise autour d’un suivi continu, partagé et sur mesure.
Il repose généralement sur :
- Des indicateurs de suivi définis en amont (dépenses, engagements, délais, volumes),
- Des points de reporting réguliers,
- Une visibilité en temps réel ou périodique sur l’état des achats et des paiements.
L’objectif est de permettre à l’entreprise de garder le contrôle stratégique de ses achats, tout en déléguant la gestion opérationnelle et administrative.
Elle tient le cap !
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Nos équipes sont disponibles pour répondre à vos interrogations !
