Libérez vos équipes RH en externalisant la gestion de votre plan de développement des compétences

Le plan de développement des compétences ne se limite pas à une liste de formations : il constitue un outil stratégique de pilotage des compétences dans l’entreprise.

Un catalogue de formations rassemble des actions disponibles, consultables librement et mobilisables en fonction des besoins individuels. À l’inverse, le plan de développement des compétences regroupe les actions de formation définies et planifiées par l’employeur afin de répondre à des objectifs précis : adaptation au poste, maintien dans l’emploi, montée en compétences.

Le catalogue répond à des besoins ponctuels, tandis que le plan s’inscrit dans une démarche anticipée et structurée, alignée sur les besoins métiers et la stratégie RH (priorités, budget, calendrier, indicateurs).

Du côté des employeurs
Toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, peuvent établir un plan de développement des compétences. Sa mise en place relève de la décision de l’employeur, qui en demeure responsable. Lorsque des représentants du personnel existent, le plan fait l’objet d’une consultation dans le cadre du dialogue social.

Du côté des salariés
Tous les salariés peuvent bénéficier de formations inscrites dans le plan, y compris les alternants (contrat d’apprentissage ou de professionnalisation). Aucune condition d’ancienneté n’est requise.

Afin d’en savoir plus : https://travail-emploi.gouv.fr/le-plan-de-developpement-des-competences#anchor-navigation-386

L’externalisation est essentielle lorsque la gestion du plan de développement des compétences devient chronophage, complexe ou nécessite une expertise spécifique.

En effet, chaque action de formation génère de nombreuses tâches logistiques et administratives : gestion des inscriptions, convocations, organisation des sessions, suivi des dossiers, coordination des intervenants ou encore respect des obligations réglementaires.

Lorsque ces étapes deviennent complexes, chronophages ou difficiles à structurer en interne, faire appel à un prestataire spécialisé permet de garantir un déploiement fiable, fluide et conforme du plan de formation.

Externaliser la gestion du plan de développement des compétences permet à l’entreprise de gagner en efficacité et en fiabilité.

Les avantages clés sont :

• Gain de temps : réduction de la charge administrative liée aux inscriptions, convocations, reportings, suivi documentaire…
• Fiabilité des processus : gestion structurée des dossiers, respect des exigences réglementaires et maîtrise des échéances.
• Meilleure coordination : relation avec les organismes de formation, formateurs internes et parties prenantes.
• Organisation optimisée : planification efficace des sessions, gestion des déplacements, des salles et du matériel.

Priorisation de la stratégie : les équipes RH peuvent se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée (gestion des talents, stratégie compétences, accompagnement managérial…).

L’externalisation de la gestion de votre plan de développement des compétences permet de réduire la charge liée aux tâches administratives et à l’organisation logistique.

En moyenne, les directions RH libèrent entre 30 % et 50 % du temps qu’elles consacraient jusqu’alors au suivi opérationnel des formations. 

Oui, cette continuité est assurée si elle est anticipée dès le début de la collaboration.

La présence d’une clause de réversibilité et de portabilité des données dans votre contrat garantit la récupération intégrale de l’historique de votre plan de développement des compétences.

Vous conservez ainsi une traçabilité des actions menées, même en cas de changement de prestataire.

La mise en place d’un plan de développement des compétences commence par le recueil des besoins en formation. Il est ensuite recommandé de prioriser les actions selon les compétences à renforcer et les obligations réglementaires.

Le plan peut inclure des formations internes, externes, du e-learning ou du tutorat.

Un suivi régulier permet enfin d’évaluer l’efficacité des actions mises en place.

L’employeur a l’obligation d’assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail et de veiller au maintien de leur employabilité.

Certaines formations sont également obligatoires, notamment en matière de sécurité ou de conformité réglementaire.

Par ailleurs, l’entreprise doit organiser un entretien professionnel tous les deux ans et réaliser un bilan récapitulatif tous les six ans.

• Les TMS (Training Management System), qui permettent de centraliser l’organisation des formations, le suivi administratif, les inscriptions et les indicateurs de performance.
• Les plateformes LMS (Learning Management System) pour diffuser des contenus e-learning et suivre la progression des apprenants.
• Les matrices de compétences et référentiels métiers pour identifier les besoins de formation et les écarts de compétences.
• Les entretiens professionnels, utiles pour recueillir les attentes des collaborateurs et définir les priorités de développement.
• L’accompagnement par un OPCO ou un prestataire spécialisé afin de structurer efficacement le plan et optimiser les financements disponibles.