Externalisation formation

L’externalisation recouvre un large périmètre de prestations, selon vos besoins : 

• La relation avec vos organismes de formation et vos formateurs internes.
• La planification des sessions, la réservation des salles, la gestion des déplacements et des habilitations. 
• La gestion des inscriptions, l’envoi des convocations, la gestion des reports et des annulations, l’optimisation du taux de remplissage. 
• La entralisation et la vérification des pièces justificatives. 
• La vérification de la conformité réglementaire des dossiers. 
• L’identification et la mobilisation des dispositifs de financement (OPCO, CPF, FNE, VAE, Passeport de prévention …). 
• Le sourcing, la négociation et la gestion administrative des fournisseurs (prestations pédagogiques, logistiques, hébergement, transport). 
• La collecte de retours à chaud et à froid. 
• La production de reportings réguliers, bilans légaux (CSE, BDES) et indicateurs clés de pilotage. 

Une stratégie d’externalisation bien organisée offre plusieurs avantages : 

• Une réduction de la charge administrative et un gain de temps stratégique pour les équipes internes. 
• Une meilleure fiabilité et conformité réglementaire. 
• Une optimisation des coûts et des financements. 
• Un meilleur pilotage grâce à des indicateurs et des reportings clairs. 

Oui. Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, l’externalisation peut être adaptée. 
Pour les plus petites structures, elle offre un appui pour gérer les contraintes liées à la gestion de dossiers OPCO, des prestataires formation ou des bilans légaux. 
Pour les organisations plus grandes, elle permet de gérer plus efficacement des milliers d’inscriptions, des millions d’euros d’achats ou une multiplicité de dispositifs de financements. 

Même avec l’externalisation, l’entreprise conserve la responsabilité stratégique de son plan de formation. 
Le prestataire intervient en support : exécution, coordination, pilotage opérationnel. 
L’entreprise valide les orientations (politique formation, priorités) et peut alimenter les arbitrages. 

Non. En France, externaliser la gestion de la formation ne décharge pas l’employeur de ses obligations légales. 

L’article L6321-1 du Code du travail impose à l’entreprise d’assurer l’adaptation de ses salariés à leur poste de travail et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi. C’est également l’employeur qui reste responsable de l’élaboration et du suivi du plan du formation. 

La responsabilité juridique demeure intégralement du côté de l’entreprise. L’externalisation constitue un appui organisationnel et un gage de conformité, pas un transfert de responsabilité.  

En savoir plus : consulter la fiche technique du Service Public  

Des logiciels de gestion de la formation type TMS permettent :  

• Une collecte et un arbitrage des besoins fluides, multi-acteurs et pilotés. 
• Une planification et organisation automatisée avec une logistique simplifiée. 
• Un pilotage des inscriptions clair et accessible à tous les niveaux. 
• Des reportings et des analyses pour une amélioration continue. 

Oui. L’externalisation est modulable. Vous pouvez confier l’ensemble du périmètre ou seulement certains volets (ex. gestion administrative et logistique, externalisation des achats de la formation, conformité et financement).

Cette flexibilité permet d’adapter le niveau de délégation à vos ressources et priorités.