Externalisation de la gestion de la formation professionnelle : optimisez votre plan de formation
Gagnez du temps et optimisez votre plan de développement des compétences avec vos propres outils ou notre TMS dédié.
Forts de plus de 25 ans d’expertise dans l’externalisation de la formation professionnelle, confiez-nous la gestion administrative et logistique de votre plan de formation.
Pourquoi NOOUS choisir pour externaliser la gestion de votre plan de compétences ?
années d’expérience
collaborateurs dédiés
de budget formation confié
clients ETI-GC
actions de formation par an
déploiement dans 60 pays à l’international
#ADN RH
Avec plus de 25 ans d’expertise en conseil RH, nous bénéficions d’une compréhension pointue des enjeux de la formation professionnelle.
#Business Partner
Un véritable partenaire stratégique pour façonner et piloter votre stratégie de formation.
#transversalité
Avec nos 10 pôles d’expertise, nous offrons une synergie unique, en réunissant toutes nos compétences pour assurer la réussite de votre projet.
Pourquoi externaliser la gestion de votre plan de formation ?
1
Simplifiez la gestion de vos formations
Inscriptions, convocations, suivi des dossiers… Déléguez la gestion administrative et logistique de vos formations à des spécialistes et concentrez-vous sur l’essentiel.
2
Optimisez votre budget formation
FNE, CPF, OPCO… Simplifiez le montage et la gestion de vos dispositifs en les confiant à nos experts pour un budget formation optimisé.
3
Simplifiez la gestion de vos fournisseurs
Founisseurs, factures, paiements … Confiez-nous la gestion de vos achats formation pour éviter les erreurs et garantir la conformité de vos transactions.
Notre solution : Externalisation de la gestion de la formation
Gestion logistique
- Coordination avec les organismes de formation et formateurs.
- Planification des sessions, gesion des salles et des modalités.
- Gestion des déplacements.
- Suivi des habilitations du personnel.
Gestion administrative et conformité réglementaire
- Inscriptions, convocations & rappels, gestion des reports.
- Centralisation des dossiers (attestations, évaluations…) et archivage sécurisé.
- Suivi des obligations légales et conformité réglementaire.
Gestion des financements
- Identification et mobilisation des aides et dispositifs disponibles (FNE, CPF, VAE, prise en charge OPCO) pour optimiser votre budget formation et réduire vos coûts.
mandat d'achat
- Gestion des transactions, bons de commande et factures, avec conformité et traitement rapide.
- Négociation des meilleurs tarifs grâce à notre réseau et notre expertise.
Évaluation et reporting RH
- Suivi des indicateurs clés, bilans à chaud et à froid, reporting clair pour piloter efficacement votre stratégie formation.
FAQ
Externalisation de la gestion de la formation professionnelle
En quoi consiste l’externalisation de la gestion de la formation ?
Concrètement, cela recouvre :
- La coordination avec vos organismes de formation et vos formateurs internes
- La planification des sessions, la gestion des inscriptions et des reports
- La gestion des convocations et la centralisation des pièces justificatives (attestations, feuilles d’émargement, conventions)
- La vérification de la conformité des dossiers au regard des exigences réglementaires,
- La prise en charge des aspects financiers (factures, règlements, suivi budgétaire, financements OPCO/CPF/FNE)
- L’organisation des évaluations à chaud et à froid et la production des bilans légaux (CSE, BDES)
Cette externalisation peut se faire via des logiciels de gestion de la formation dédiés.
L’objectif est de décharger les équipes RH et formation des tâches chronophages pour qu’elles puissent se concentrer sur le pilotage stratégique, tout en garantissant la conformité et la traçabilité de l’ensemble du processus.
Quels services sont couverts par l’externalisation de la gestion du plan de formation ?
L’externalisation de votre gestion de la formation recouvre un périmètre large, qui va bien au-delà de la simple administration :
- Relations avec vos prestataires et formateurs : coordination des organismes de formation, gestion des contrats et suivi des échanges.
- Organisation et gestion des sessions : planification, inscriptions et reports, convocations, suivi logistique, centralisation et vérification des pièces justificatives, conformité des dossiers, optimisation du taux de remplissage.
- Financements : accompagnement et gestion des financements RH, formation certifiante, VAE, passeport de prévention.
- Mandat d’achat : sourcing de vos prestataires, négociation des conditions, émission des bons de commande, centralisation des factures et traitement des paiements.
- Évaluations et reporting : collecte des retours à chaud et à froid, analyse des résultats, plans d’action correctifs, reporting régulier à vos équipes RH et bilans légaux (CSE, BDES, commission formation).
En complément, des services spécifiques peuvent vous être proposés, notamment au niveau de la conformité et du financement (veille réglementaire, négociation d’enveloppes OPCO, mise en place de dispositifs comme le CPF co-construit, la VAE collective ou le passeport de prévention). L’externalisation peut aussi s’étendre à la gestion administrative de vos contrats jeunes (alternance, stages, VIE).
En quoi l’externalisation de la gestion de la formation diffère-t-elle d’un organisme de formation ?
Externaliser votre gestion de la formation, c’est confier à un prestataire spécialisé toutes les opérations qui entourent la gestion et le déploiement de votre plan de développement des compétences :
- Planification des sessions.
- Inscriptions et convocations.
- Constitution et contrôle des dossiers.
- Gestion des financements OPCO ou CPF.
- Pilotage de vos achats et suivi budgétaire.
- Reporting aux instances légales (CSE, BDES).
L’objectif est d’assurer une gestion fluide, conforme et optimisée de votre plan de développement des compétences sans alourdir la charge de vos équipes RH.
Un organisme de formation, à l’inverse, conçoit et dispense les actions pédagogiques : construction des parcours, animation en présentiel ou à distance, évaluation des acquis.
Cette distinction est nette : un prestataire peut proposer un service d’externalisation de la gestion pour piloter la partie administrative et financière, et / ou opérer comme organisme de formation.
Cette double compétence vous permet d’être accompagné sur deux plans complémentaires mais distincts : la gestion opérationnelle et financière des dispositifs d’un côté, et la production pédagogique de l’autre. Pour un service RH, cela garantit la possibilité de travailler avec un interlocuteur unique, tout en conservant une séparation claire entre les missions d’organisation et celles de formation.
Quels bénéfices concrets pour une équipe RH / L&D ?
- Conformité sécurisée : dossiers complets, bilans CSE/BDES et obligations légales.
- Pilotage clair : reportings dynamiques et vision en temps réel de votre plan de formation.
- Budget optimisé : dispositifs de financement activés (OPCO, CPF, FNE, VAE) et négociation via mandat d’achat, optimisation des organisations des sessions.
- Agilité renforcée : absorption des pics de charge, intervention dans vos outils internes ou via un TMS externe.
À partir de quel volume l’externalisation devient pertinente ?
- Pour une grande entreprise, cela se traduit souvent par des milliers d’inscriptions, des millions d’euros d’achats et une multiplicité de dispositifs de financement.
- Pour une PME, cela peut être la difficulté à suivre correctement les dossiers OPCO, à gérer plusieurs prestataires de formation ou à produire les bilans demandés par le CSE.
Dans les deux cas, l’externalisation vous apporte une réponse pragmatique : alléger votre charge administrative, sécuriser votre conformité et optimiser votre budget formation.
L’externalisation modifie-t-elle les obligations légales de l’employeur en matière de formation ?
En France, l’externalisation de votre gestion de la formation ne transfère jamais vos obligations légales d’employeur.
L’article L6321-1 du Code du travail impose à l’entreprise d’assurer l’adaptation de ses salariés à leur poste de travail et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi. C’est également l’employeur qui reste responsable de l’élaboration et du suivi du plan de développement des compétences.
La responsabilité juridique demeure intégralement du côté de l’entreprise. L’externalisation constitue un appui organisationnel et un gage de conformité, pas un transfert de responsabilité.
En savoir plus : consulter la fiche technique du Service Public
Quelles garanties de qualité et de continuité de service ?
Peut-on externaliser seulement une partie du plan de développement des compétences ?
Oui. Vous pouvez confier l’ensemble du périmètre ou seulement certains volets (ex. gestion administrative et logistique, externalisation des achats de la formation, conformité et financement).
Cette flexibilité permet d’adapter le niveau d’externalisation à vos ressources et priorités.
Prêt à externaliser le déploiement et le pilotage de votre plan de formation ?
Un besoin, une question ?
Nos équipes sont disponibles pour répondre à vos interrogations !
