externalisation de la gestion de la formation professionnelle : optimisez votre plan de formation et libérez vos équipes RH
Pilotez votre plan de développement des compétences avec plus de visibilité, moins de risques juridiques et des coûts maîtrisés.
Ce que vous gagnez en externalisant la gestion de la formation
1
Gain de productivité
Libérez vos équipes des tâches administratives pour vous concentrer sur des projets à forte valeur stratégique.
2
Coûts de formation optimisés
FNE, CPF, OPCO… Simplifiez le montage et la gestion de vos dispositifs pour un budget formation optimisé.
3
Maîtrise des risques juridiques
Sécurisez vos obligations réglementaires grâce à une veille juridique permanente.
4
Expérience apprenante améliorée
Un plan de formation optimisé pour maximiser l’engagement et la satisfaction des apprenants.
5
Déploiement conforme et rigoureux
Des formations conformes aux normes et réglementations en vigueur.
6
Pilotage en temps réel
Des reportings personnalisés, fiables et exploitables pour faciliter la prise de décision.
Ces problématiques vous parlent ?
Vos équipes RH passent trop de temps sur le déploiement logistique et administratif au détriment de leur cœur de métier.
Vos processus de gestion de la formation manquent de fiabilité et génèrent des surcoûts.
Vous manquez de visibilité pour piloter efficacement votre stratégie formation.
La veille juridique formation est complexe et chronophage.
Vous avez du mal à garantir la qualité des formations et la satisfaction des apprenants.
Vous manquez d’indicateurs clairs pour piloter l’effort formation et ajuster vos actions.
C’est précisément pour répondre à ces enjeux que NOOUS avons conçu notre offre d’externalisation de la gestion de la formation.
Notre solution : Externalisation de la gestion de la formation
Gestion logistique
- Coordination avec les organismes de formation et formateurs.
- Planification des sessions, gesion des salles et des modalités.
- Gestion des déplacements.
- Suivi des habilitations du personnel.
Gestion administrative et conformité réglementaire
- Inscriptions, convocations & rappels, gestion des reports.
- Centralisation des dossiers (attestations, évaluations…) et archivage sécurisé.
- Suivi des obligations légales et conformité réglementaire.
Gestion des financements
- Identification et mobilisation des aides et dispositifs disponibles (FNE, CPF, VAE, prise en charge OPCO) pour optimiser votre budget formation et réduire vos coûts.
mandat d'achat
- Gestion des transactions, bons de commande et factures, avec conformité et traitement rapide.
- Négociation des meilleurs tarifs grâce à notre réseau et notre expertise.
Suivi qualité et satisfaction
- Suivi des indicateurs clés, bilans à chaud et à froid, reporting clair pour piloter efficacement votre stratégie formation.
Pourquoi NOOUS choisir pour externaliser la gestion de votre plan de développement des compétences
années d’expérience
de partenariats en moyenne avec nos clients
de budget formation confié
clients ETI-GC
actions de formation par an
déploiement dans 60 pays à l’international
#ADN RH
Avec plus de 25 ans d’expertise en conseil RH, nous bénéficions d’une compréhension pointue des enjeux de la formation professionnelle.
#Business Partner
Un véritable partenaire stratégique pour façonner et piloter votre stratégie de formation.
#transversalité
Avec nos 10 pôles d’expertise, nous offrons une synergie unique, en réunissant toutes nos compétences pour assurer la réussite de votre projet.
FAQ
Externalisation de la gestion de la formation professionnelle
En quoi consiste l’externalisation de la gestion de la formation ?
Concrètement, cela recouvre :
- La coordination avec vos organismes de formation et vos formateurs internes
- La planification des sessions, la gestion des inscriptions et des reports
- La gestion des convocations et la centralisation des pièces justificatives (attestations, feuilles d’émargement, conventions)
- La vérification de la conformité des dossiers au regard des exigences réglementaires,
- La prise en charge des aspects financiers (factures, règlements, suivi budgétaire, financements OPCO/CPF/FNE)
- L’organisation des évaluations à chaud et à froid et la production des bilans légaux (CSE, BDES)
Cette externalisation peut se faire via des logiciels de gestion de la formation dédiés.
L’objectif est de décharger les équipes RH et formation des tâches chronophages pour qu’elles puissent se concentrer sur le pilotage stratégique, tout en garantissant la conformité et la traçabilité de l’ensemble du processus.
Quels services sont couverts par l’externalisation de la gestion du plan de formation ?
L’externalisation de votre gestion de la formation recouvre un périmètre large, qui va bien au-delà de la simple administration :
- Relations avec vos prestataires et formateurs : coordination des organismes de formation, gestion des contrats et suivi des échanges.
- Organisation et gestion des sessions : planification, inscriptions et reports, convocations, suivi logistique, centralisation et vérification des pièces justificatives, conformité des dossiers, optimisation du taux de remplissage.
- Financements : accompagnement et gestion des financements RH, formation certifiante, VAE, passeport de prévention.
- Mandat d’achat : sourcing de vos prestataires, négociation des conditions, émission des bons de commande, centralisation des factures et traitement des paiements.
- Évaluations et reporting : collecte des retours à chaud et à froid, analyse des résultats, plans d’action correctifs, reporting régulier à vos équipes RH et bilans légaux (CSE, BDES, commission formation).
En complément, des services spécifiques peuvent vous être proposés, notamment au niveau de la conformité et du financement (veille réglementaire, négociation d’enveloppes OPCO, mise en place de dispositifs comme le CPF co-construit, la VAE collective ou le passeport de prévention). L’externalisation peut aussi s’étendre à la gestion administrative de vos contrats jeunes (alternance, stages, VIE).
En quoi l’externalisation de la gestion de la formation diffère-t-elle d’un organisme de formation ?
Externaliser votre gestion de la formation, c’est confier à un prestataire spécialisé toutes les opérations qui entourent la gestion et le déploiement de votre plan de développement des compétences :
- Planification des sessions.
- Inscriptions et convocations.
- Constitution et contrôle des dossiers.
- Gestion des financements OPCO ou CPF.
- Pilotage de vos achats et suivi budgétaire.
- Reporting aux instances légales (CSE, BDES).
L’objectif est d’assurer une gestion fluide, conforme et optimisée de votre plan de développement des compétences sans alourdir la charge de vos équipes RH.
Un organisme de formation, à l’inverse, conçoit et dispense les actions pédagogiques : construction des parcours, animation en présentiel ou à distance, évaluation des acquis.
Cette distinction est nette : un prestataire peut proposer un service d’externalisation de la gestion pour piloter la partie administrative et financière, et / ou opérer comme organisme de formation.
Cette double compétence vous permet d’être accompagné sur deux plans complémentaires mais distincts : la gestion opérationnelle et financière des dispositifs d’un côté, et la production pédagogique de l’autre. Pour un service RH, cela garantit la possibilité de travailler avec un interlocuteur unique, tout en conservant une séparation claire entre les missions d’organisation et celles de formation.
Quels bénéfices concrets pour une équipe RH / L&D ?
- Conformité sécurisée : dossiers complets, bilans CSE/BDES et obligations légales.
- Pilotage clair : reportings dynamiques et vision en temps réel de votre plan de formation.
- Budget optimisé : dispositifs de financement activés (OPCO, CPF, FNE, VAE) et négociation via mandat d’achat, optimisation des organisations des sessions.
- Agilité renforcée : absorption des pics de charge, intervention dans vos outils internes ou via un TMS externe.
À partir de quel volume l’externalisation devient pertinente ?
L’externalisation n’est pas réservée aux grands groupes : elle devient pertinente dès que votre organisation, quelle que soit sa taille, fait face à une charge de gestion qui dépasse vos ressources internes.
- Pour une grande entreprise, cela se traduit souvent par des milliers d’inscriptions, des millions d’euros d’achats et une multiplicité de dispositifs de financement.
- Pour une PME, cela peut être la difficulté à suivre correctement les dossiers OPCO, à gérer plusieurs prestataires de formation ou à produire les bilans demandés par le CSE.
Dans les deux cas, l’externalisation vous apporte une réponse pragmatique : alléger votre charge administrative, sécuriser votre conformité et optimiser votre budget formation.
L’externalisation modifie-t-elle les obligations légales de l’employeur en matière de formation ?
En France, l’externalisation de votre gestion de la formation ne transfère jamais vos obligations légales d’employeur.
L’article L6321-1 du Code du travail impose à l’entreprise d’assurer l’adaptation de ses salariés à leur poste de travail et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi. C’est également l’employeur qui reste responsable de l’élaboration et du suivi du plan de développement des compétences.
La responsabilité juridique demeure intégralement du côté de l’entreprise. L’externalisation constitue un appui organisationnel et un gage de conformité, pas un transfert de responsabilité.
En savoir plus : consulter la fiche technique du Service Public
Quelles garanties de qualité et de continuité de service ?
Peut-on externaliser seulement une partie du plan de développement des compétences ?
Oui. Vous pouvez confier l’ensemble du périmètre ou seulement certains volets (ex. gestion administrative et logistique, externalisation des achats de la formation, conformité et financement).
Cette flexibilité permet d’adapter le niveau d’externalisation à vos ressources et priorités.
Prêt à sécuriser et optimiser votre gestion de la formation ?
Un besoin, une question ?
Nos équipes sont disponibles pour répondre à vos interrogations !
