Externalisation formation

L’externalisation recouvre un large périmètre de prestations, selon vos besoins : 

• La relation avec vos organismes de formation et vos formateurs internes.
• La planification des sessions, la réservation des salles, la gestion des déplacements et des habilitations. 
• La gestion des inscriptions, l’envoi des convocations, la gestion des reports et des annulations, l’optimisation du taux de remplissage. 
• La entralisation et la vérification des pièces justificatives. 
• La vérification de la conformité réglementaire des dossiers. 
• L’identification et la mobilisation des dispositifs de financement (OPCO, CPF, FNE, VAE, Passeport de prévention …). 
• Le sourcing, la négociation et la gestion administrative des fournisseurs (prestations pédagogiques, logistiques, hébergement, transport). 
• La collecte de retours à chaud et à froid. 
• La production de reportings réguliers, bilans légaux (CSE, BDES) et indicateurs clés de pilotage. 

Une externalisation bien organisée permet à vos équipes internes de se recentrer sur leur cœur de métier, tout en gagnant en fiabilité, en conformité et en efficacité opérationnelle.

Concrètement, les bénéfices s’articulent autour de 4 axes :

• Gain de temps et réduction de la charge administrative : la gestion des inscriptions, des convocations, des reports, des annulations et des dossiers justificatifs est prise en charge intégralement libérant vos équipes des tâches chronophages à faible valeur ajoutée.
• Fiabilité et conformité réglementaire renforcées : chaque dossier est vérifié selon les exigences légales en vigueur, et les bilans légaux (CSE, BDES, Commission formations) sont produits dans les délais.
• Optimisation des coûts et des financements : les dispositifs disponibles (OPCO, CPF, FNE, VAE, Passeport de prévention) sont identifiés et mobilisés pour optimiser votre budget formation.
• Meilleur pilotage grâce à des reportings clairs : transmission mensuelle de l’état d’avancement du plan, indicateurs clés et évaluations à chaud et à froid pour une amélioration continue de la qualité des formations.

Oui. Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, l’externalisation peut être adaptée à votre structure et à vos enjeux.

Pour les plus petites structures, elle offre un appui concret pour gérer les contraintes liées aux dossiers OPCO, à la relation avec les prestataires formation ou à la production des bilans légaux.

Pour les organisations plus grandes, elle permet de gérer efficacement des volumes importants : des milliers d’inscriptions, des millions d’euros d’achats ou une multiplicité de dispositifs de financement à activer simultanément.

Dans les deux cas, le modèle reste flexible et sur-mesure, avec la garantie d’experts dédiés à vos problématiques.

Même avec l’externalisation, l’entreprise conserve la responsabilité stratégique de son plan de formation.

Le prestataire intervient en support : exécution, coordination et pilotage opérationnel.

En pratique, la répartition des rôles est claire :

• L’entreprise définit les orientations stratégiques (politique formation, priorités, arbitrages), valide les grandes décisions et reste responsable sur le plan juridique de l’élaboration et du suivi du plan de formation.
• Le prestataire prend en charge l’ensemble de l’exécution opérationnelle : relation avec les organismes et formateurs internes, planification des sessions, gestion des inscriptions et des dossiers, vérification de la conformité, mobilisation des financements, production des reportings et des bilans légaux.

Non. En France, externaliser la gestion de la formation ne décharge pas l’employeur de ses obligations légales. 

L’article L6321-1 du Code du travail impose à l’entreprise d’assurer l’adaptation de ses salariés à leur poste de travail et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi. C’est également l’employeur qui reste responsable de l’élaboration et du suivi du plan du formation. 

La responsabilité juridique demeure intégralement du côté de l’entreprise. L’externalisation constitue un appui organisationnel et un gage de conformité, pas un transfert de responsabilité.  

En savoir plus : consulter la fiche technique du Service Public  

Des logiciels de gestion de la formation de type TMS (Training Management System) sont le socle technologique d’une externalisation efficace. Ils permettent de structurer et de fiabiliser l’ensemble du processus :

• Collecte et arbitrage des besoins : pour centraliser les demandes et prioriser les actions de formation.
• Planification et organisation automatisée : gestion des sessions, des salles, des modalités et de la logistique.
• Pilotage des inscriptions : suivi en temps réel, accessible à tous les niveaux de l’organisation.
• Reportings et analyses : tableaux de bord, indicateurs clés et bilans pour une amélioration continue de la qualité et de la performance du plan.

L’externalisation peut s’appuyer sur vos propres outils existants ou sur le TMS Eleo, développé par Noous, selon votre niveau d’équipement et vos préférences.

Oui. L’externalisation est modulable : vous pouvez confier l’ensemble du périmètre ou seulement certains volets selon vos ressources et vos priorités.

Par exemple, il est tout à fait possible de n’externaliser que la gestion administrative et logistique des sessions, ou uniquement la gestion des achats de formation avec subrogation de paiement, ou encore la conformité et les financements (OPCO, CPF, FNE, VAE).

Cette flexibilité permet d’adapter le niveau de délégation à vos contraintes.