Il y a les bons…et les mauvais absents
Effectivement, l’absentéisme en formation ne saurait se résumer au fait d’être absent. On catégorise généralement 3 types d’absentéisme :
Les annulations
Ce sont des annulations de présence de collaborateurs bien en amont de la date de la formation. De nombreuses entreprises ont des politiques d’annulations pour encadrer les process :
En cas d’indisponibilité, merci de prévenir le service formation à J-30 avant la date de la formation.
Bon, ok, c’est embêtant une annulation mais à 30 jours, cela vous donne encore de la latitude pour réagir. On active la liste d’attente pour remplir la session avec la place laissée vacante.
Les annulations tardives
Ce sont les annulations de dernière minute :
Désolé, je travaille sur un gros projet et on doit finir pour la fin de semaine, je ne serai pas là à la formation de jeudi.
Bon, là c’est un peu plus embêtant. Difficile de remplacer au pied levé un stagiaire. Au lieu d’être 6, ils sont 5 sur la formation « Prise de parole », cela va augmenter le budget par stagiaire. Pas bon pour mon budget tout ça !
Les no-show
Ce sont les personnes qui ne se présentent pas le jour de la formation : pas de son, pas d’image.
Quoi ? J’ai raté la formation ? Ah oui, c’est vrai, en fait j’avais poney-piscine ce jour-là, je ne pouvais pas manquer ma séance.
Les no-show, c’est le calvaire des services formation. Du gâchis, de l’argent jeté à la poubelle. Non content de gaspiller de l’argent, on crée du surplus d’activité pour les services formation (annulation, discussion, justification, replanification…)
Bon, maintenant que le décor est planté, on peut passer aux choses sérieuses.
Pour en savoir davantage sur l’externalisation de la formation, cliquez par ici.
C’est grave docteur ?
Avant de chercher à soigner le malade, il faut comprendre pourquoi les symptômes sont apparus 🤒.
Les causes de l’absentéisme sont nombreuses, on retrouve néanmoins des grandes familles avec une récurrence certaine :
La qualité de la formation
Les formations internes avec un PowerPoint écrit en Comic Sans MS rabâchant la même rengaine chaque année, très peu pour moi ! Les collaborateurs se sentent moins impliqués quand ils ont la perception qu’une formation ne leur apporte pas de valeur. Donc ils sèchent ! Triste réalité qu’il convient de prendre en considération. Il est temps de souffler un vent d’air frais sur les contenus, le format et la pédagogie pour ré-embarquer les collaborateurs.
Les outils de la formation
Je ne sais même pas où sont mes formations sur ce logiciel ! Les outils, c’est la vie ! Les logiciels de gestion de la formation jouent un rôle important dans l’adhésion des collaborateurs. Pensez que vos collaborateurs sont aussi des consommateurs qui commandent des pizzas en 2 clics sur UberEats ou qui réservent leurs vacances en 1 coup de Mastercard sur AirBnb. Se retrouver à chercher la date de sa prochaine formation pendant 20 minutes sur un logiciel des années 90 à l’ergonomie austère, avouez que cela tranche avec le reste !
L’implication managériale
Dis-moi, Julie, la formation de vendredi prochain, tu la reportes. On doit avancer sur le projet. De toute façon, cette formation, tu es sûre que tu en avais vraiment besoin ? Ah mon manager, ce héros…. Le manager est une pierre angulaire du plan de développement des compétences du collaborateur. Son consentement et son implication sont fondamentales afin d’encourager le collaborateur à se former…et donc à être présent lors des sessions.
Le budget
Vous avez été absent lors de la dernière formation ? Ne vous inquiétez pas, on replanifie une session et on prend en charge les coûts d’annulation. Effectivement, vu comme cela, l’absentéisme risque de monter en flèche. En formation, celui qui paie est responsabilisé. Et je vous le donne en 1000, les entreprises où les formations sont refacturées aux services/managers ont des taux d’absentéisme bien plus faible que les autres.
Merci docteur, qu’allez-vous me prescrire pour combattre ce mal de la chaise vide ?
Avant tout , au-delà des symptômes vus plus haut, il vous faut comprendre quels sont les symptômes de l’absentéisme dans votre organisation.
Dans l’industrie, on constate de l’absentéisme en formation sur des profils techniques en atelier : pas d’accès à un ordinateur, peu de canaux de communication disponibles…. Les populations de techniciens et d’opérateurs sont souvent jugés comme « casse-tête » du service formation.
Même combat dans le retail où il est compliqué de former les collaborateurs sur le terrain : plannings évolutifs, besoin fort de présence pour la relation client…. Sont autant de contraintes qui créent de l’absentéisme.
Alors, quel que soit votre secteur d’activité, il y a des fondamentaux à engager pour lutter contre l’absentéisme :
Valider et communiquer une politique d’annulation
Un homme averti en vaut deux ! Mettre en place une politique d’annulation et la communiquer aux collaborateurs et managers est un vrai levier pour combattre l’absentéisme. Instaurer des règles permet de mettre en cadre de référence connu et partagé par tous :
- Annulation possible à J-30 de la session de formation sans motif
- Annulation possible à J-15 de la session de formation avec les motifs suivants
- En cas d’absence non justifiée, le coût de la formation sera facturé au service du collaborateur
S’appuyer sur les managers
Les managers doivent être les ambassadeurs de votre plan de formation. Ils doivent suivre le développement des compétences de leurs collaborateurs, encourager le passage en formation et développer une culture apprenante au sein de leur équipe. De leur impulsion nait la dynamique collective propice à se former.
Responsabiliser le collaborateur
Le principal acteur, c’est lui. En lui donnant également les clés du camion dans le développement de son parcours professionnel, on le responsabilise dans la mise en œuvre de son parcours de formation. Le pass formation est une bonne pratique : donner à chaque collaborateur un nombre (ou un budget) annuel à investir en formation (hors formations règlementaires) l’incite à sélectionner de manière réfléchie la/les formation(s) les plus utiles pour lui.
Marketer le contenu et communiquer
Je sais que cela existe ; Je l’ai vu ; Ça m’intéresse ; je vais le faire. Il en va de la formation comme de l’achat d’un simple produit. Il est important de bien valoriser la politique formation en général, et les parcours de formation en particulier, pour embarquer les collaborateurs. Pour cela, rien de tel qu’un plan de communication bien huilé pour toucher vos cibles internes. Et n’oubliez pas que votre outil de gestion de la formation est une pierre angulaire de votre dispositif. Il fait partie de l’équation : plus il est convivial dans l’expérience utilisateur, plus il donne envie au collaborateur de se former.
Le meilleur antidote à l’absentéisme en formation
Pour créer cet antidote, je m’en réfère à l‘illustre Antoine de St Exupéry à qui l’on doit cette citation pleine de sagesse de bon sens :
« Si tu veux construire un bâteau, ne rassemble pas tes hommes et femmes pour leur donner des ordres, pour expliquer chaque détail, pour leur dire où trouver chaque chose… Si tu veux construire un bâteau, fais naître dans le cœur de tes hommes et femmes le désir de la mer ».
L’antidote n’est pas un process contraignant. Ni un outil miracle. L’antidote se trouve dans la culture de l’entreprise. Une entreprise apprenante valorise énormément le développement des compétences de chacun, développe dans ses rituels l’action de formation, qu’elle soit formelle ou informelle. Dans l’entreprise apprenante, la compétence est le moteur, la formation le carburant ⛽. Et l’on fait en sorte que l’on ne tombe jamais en panne.
D’ailleurs, l’entreprise apprenante c’est un sujet tellement passionnant que nous avons décidé de lancer un podcast 🎙️ sur le sujet. Vous pouvez écouter la bande d’annonce juste ici. A très vite !
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Julie de chez NOOUS
Communicante enthousiaste
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Merci beaucoup , c’est très intéressant.