La question de l’externalisation de la formation se présente rarement « par hasard ». C’est un ensemble de motifs qui permettent de s’interroger sur cette potentialité. Mais que recouvre l’externalisation de la formation ? Quels sont les éléments avant, pendant et après qui doivent être soigneusement étudiés pour assurer la réussite de ce projet ? Toutes nos réponses.

1. L’externalisation de la formation, en quoi ça consiste ?

L’externalisation de la formation consiste à confier le déploiement du plan de formation réalisé par l’entreprise à un prestataire externe pour une durée annuelle ou pluriannuelle. Le prestataire s’engage à l’exécution du plan de formation selon les termes d’un cahier des charges. Il s’engage à mettre à disposition de son client les moyens techniques et humains nécessaires au déploiement.

 S’il en dispose, un prestataire peut mettre un LMS à votre disposition (learning management system). A défaut, il peut utiliser le LMS déjà en place au sein de l’entreprise cliente.

 Fini les heures passées à déployer votre plan de formation. Une équipe d’experts s’en charge. Le service RH, souvent sous-staffé dans une majorité d’entreprise, va pouvoir respirer. L’externalisation n’est pas tombée dans l’oreille de sourds côté RH. Et oui ! Plus de 80% des entreprises françaises ont déjà recourt à l’externalisation, en particulier dans les RH pour la gestion de la paye. Il est donc assez naturel que les services Formation s’interrogent sur l’externalisation de leurs missions.

2. EXTERNALISER LA FORMATION : Quels avantages ?

L’externalisation de la formation permet aux entreprises clientes de bénéficier de prestations optimisées, d’une expérience multi-activités & multi-clients mise à leur profit. Autre avantage : l’entreprise profite de souplesse pour gérer les pics d’activité et mettre en œuvre de nouveaux projets. Elle bénéficie enfin des innovations que le prestataire porte auprès de l’ensemble de ses clients. Elle permet de gagner en productivité et de libérer certaines ressources afin de mener à bien des projets à vocation plus stratégique. Effet WAHOU ! En effet, l’externalisation est considérée depuis une dizaine d’année comme un levier d‘optimisation et se généralise.

3. l’aspect contractuel de l’externalisation de la formation, un passage obligé

Les contrats d’externalisation de la formation sont conclus pour des durées de plus en plus courtes et comportent des engagements financiers importants. Pour éviter toute dépendance ou perte de continuité dans le service, les deux parties doivent s’entendre contractuellement pour organiser la reprise en interne de la gestion de la formation ou par un autre prestataire. Pour répondre à cette éventualité, les contrats d’externalisation doivent prévoir une clause de réversibilité pour encadrer les conditions de transfert (coût, délai, interlocuteurs, données, format…). Et comme les bons comptes font les bons amis, soyez précis dans votre contrat avec des éléments chiffrés.

4. à la carte ou au forfait, l’externalisation de la formation se décline à l’envie

Le reporting de l’externalisation de la formation permet de mesurer plusieurs indicateurs tels que le taux de déploiement, le délai moyen de réponse, les budgets engagés, les budgets à collecter auprès des organismes financeurs.

5. Existe-t-il un modèle parfaiT ?

EH BIEN, NON. La prestation d’externalisation de la formation est très variable d’une entreprise à une autre :

• standardisée avec des procédures définies en amont, ou sur-mesure pour coller au fonctionnement de l’entreprise cliente,
• pilotée par une équipe dédiée ou en avec un centre de services », en France ou à l’étranger,
• depuis le site du client ou à distance,
• pour une durée d’un an ou de plusieurs années…

Enfin, le prestataire en charge de l’externalisation pourra avoir un rôle de conseil selon les attentes du client.

6. Rendez-moi ma gestion de la formation professionnelle

L’externalisation de la formation peut être vécue par certains collaborateurs ou managers de façon anxiogène. Quelles missions me reste-t-il ? Quelle est mon utilité dans la structure ? La pérennité de mon poste est-elle en jeu ?

Accompagner les équipes en amont de la décision d’externalisation du plan de formation permet de donner du sens aux équipes internes et de faciliter leur transition vers de nouveaux projets ambitieux. Les collaborateurs émettront peut-être des réserves quant à leur aisance sur de nouvelles missions. D’où l’importance d’accompagner, former et co-construire le projet d’externalisation avec l’ensemble de l’équipe formation. Un plan de conduite du changement pourra soutenir cette phase de transition.

Un prestataire de qualité saura anticiper les différents éléments de tension sur un projet d’externalisation grâce à son expérience et à des process robustes.

Vos commentaires sont les bienvenus pour enrichir cet article. Partage d’expériences heureuses ou moins bien vécues…