Externalisation des achats de la formation pour maîtriser vos coûts et soulager vos équipes
Confiez la gestion, la négociation et le pilotage de vos achats formation à des experts pour réduire les coûts, gagner en réactivité et fiabiliser vos process.
Les avantages d’externaliser vos achats de formation
1
Gain de temps
Vous libérez vos équipes RH/comptables de tâches répétitives et chronophages (création des fournisseurs, gestion des bons de commandes et des factures …).
2
Facturation sans erreur ni retard
Centralisation et validation de toutes les factures pour un traitement rapide et fiable (même pour les prestataires étrangers).
3
Accès à une expertise dédiée
Maîtrise des prix du marché, coûts appliqués et conditions négociées.
4
Conformité réglementaire renforcée
Respect des règles de commande, transparence des circuits et conformité des achats.
5
Flexibilité opérationnelle
Des experts dédiés, capables d’absorber les pics de charge.
6
Visibilité budgétaire en temps réel
Suivez vos dépenses pour piloter et arbitrer en toute transparence.
Ces problématiques vous parlent ?
Vous êtes bloqués lors de la création d’un nouveau fournisseur si le montant annuel ne dépasse pas X €.
Des circuits internes de validation trop complexes retardent les paiements, multiplient les relances et alourdissent le suivi, fragilisant la relation avec vos fournisseurs.
Vous manquez de visibilité sur le marché, les coûts justes et les capacités des fournisseurs.
C’est précisément pour répondre à ces enjeux que NOOUS avons conçu notre offre d’externalisation des achats de formation.
Notre solution : Externalisation de la gestion de vos achats formation
Engagement auprès de vos fournisseurs
- Envoi de bons de commande clairs et détaillés .
- Interlocuteur dédié pour assurer un suivi optimal.
- Gestion administrative fluide (Réception et contrôle des documents, centralisation sur une plateforme).
Processus optimisé et réactif
- Création et envoi de bons de commande dans les 48 heures.
- Double validation des factures.
- Accès en temps réel à l’état d’avancement des dossiers.
Paiement sécurisé
- Paramétrage et gestion personnalisée de la plateforme pour optimiser votre trésorerie.
Solutions de trésorerie flexibles
- Avances de fonds à travers une solution de fonds de roulement.
- Appels de fonds réguliers.
- Décalage de trésorerie avec le soutien de notre partenaire bancaire.
- Reporting détaillé et suivi personnalisé.
Refacturation transparente
- Fichiers mensuels précis pour simplifier vos déclarations TVA.
Pilotage budgétaire
- Suivi des dépenses par enveloppes budgétaires.
- Rapports adaptés à vos besoins.
Pourquoi NOOUS choisir pour externaliser la gestion de vos achats formation ?
années d’expérience
bons de commandes émis en 2024
devises différentes
clients ETI-GC
de budget géré
factures validées en 2024
#expertise
Grâce à notre double expertise en formation professionnelle et en gestion financière, nous vous apportons un accompagnement sur mesure, adapté à vos enjeux opérationnels et budgétaires.
#transversalité
Avec nos 10 pôles d’expertise, nous offrons une synergie unique, en réunissant toutes nos compétences pour assurer la réussite de votre projet.
#digitalisation
Avec notre plateforme d’achats 100 % digitalisée, vous pilotez votre budget formation en temps réel, pour une gestion fluide, précise et une maîtrise optimale de vos dépenses.
FAQ
Externalisation des achats de formation : un process optimisé
Qu’entend-on par externalisation des achats de formation ?
Cela couvre notamment :
- La vérification de la conformité et de l’enregistrement de vos fournisseurs.
- L’émission et le suivi des bons de commande auprès des organismes de formation et de vos prestataires associés (hébergement, restauration, logistique).
- La centralisation et validation des factures.
- Le respect des délais de paiement et la gestion de vos flux financiers.
- La mise à disposition d’une plateforme digitalisée vous offrant un suivi en temps réel.
- La mise en place de reportings budgétaires personnalisés pour améliorer votre pilotage des budgets de formation.
- La production d’un ficher de refacturation mensuel pour faciliter votre saisie comptable.
Qu’est ce qui est couvert par l’externalisation des achats de formation ?
Le mandat d’achat s’applique à toutes vos méthodes pédagogiques (présentiel, digital learning, blended learning) ainsi que toutes les modalités de formation.
Il s’applique également à toutes les devises et toutes les typologies d’achats que vous choisissez (restauration, hôtellerie, impression, support…).
Quels bénéfices concrets et quel ROI attendre d’une externalisation des achats de formation ?
Externaliser vos achats de formation permet de :
- Alléger la charge administrative de vos équipes RH et comptables grâce à la gestion de vos fournisseurs et leurs enregistrements dans leurs outils dédiés.
- Sécuriser les délais de traitement (bons de commande sous 48 h, double validation des factures, respect des échéances de paiement).
- Bénéficier d’une visibilité en temps réel sur les engagements et les dépenses.
- Optimiser les conditions d’achat grâce à la négociation avec vos partenaires clés.
Le retour sur investissement se mesure à deux niveaux :
- Financier : économies liées aux conditions négociées, maîtrise de votre trésorerie (avances de fonds, appels de fonds, décalages bancaires) et simplification des processus de déclaration de TVA.
- Organisationnel : gain de temps pour vos équipes internes, fiabilité accrue des flux, consolidation des reportings et meilleure qualité de la relation fournisseurs.
L’externalisation des achats formation modifie-t-elle les obligations légales de l’employeur ?
Non. En France, l’article L6321-1 du Code du travail impose à l’employeur d’assurer l’adaptation des salariés à leur poste et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi. L’entreprise reste responsable de l’élaboration et du suivi du plan de développement des compétences.
Externaliser les achats de formation permet de déléguer les tâches opérationnelles, mais la responsabilité juridique demeure intégralement celle de l’employeur.
L’externalisation des achats de formation a-t-elle un impact sur les obligations de déclaration de la TVA pour l’employeur ?
Non. Le fait d’externaliser les achats de formation ne change rien aux obligations de l’entreprise en matière de TVA.
La responsabilité de vérifier, de déclarer et de traiter la TVA reste celle de l’entreprise cliente. L’externalisation permet de déléguer la gestion administrative des achats, mais pas la responsabilité fiscale. Néanmoins, le prestataire fournit des données contrôlées et qualifiées pour faciliter la déclaration de la TVA des achats de la formation ayant été externalisés.
En France, certaines formations peuvent être exonérées de TVA lorsqu’elles relèvent de la formation professionnelle continue et sont dispensées par un organisme déclaré auprès de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités).
Cette exonération est prévue par l’article 261-4-4° a du Code général des impôts, expliqué dans la documentation officielle de l’administration fiscale : https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/943-PGP.html/identifiant=BOI-TVA-CHAMP-30-10-20-50-20191016
Livrables et reportings pour l’externalisation des achats formation ?
- Un reporting détaillé et un suivi personnalisé.
- Des fichiers mensuels précis de refacturation pour simplifier vos déclarations de TVA.
- Des rapports adaptés aux besoins de l’entreprise.
Prêt à optimiser, fiabiliser et sécuriser vos achats de formation et soulager vos équipes internes ?
Un besoin, une question ?
Nos équipes sont disponibles pour répondre à vos interrogations !
