Externalisez la gestion administrative de votre plan de formation et sécurisez vos processus RH
Fiabilisez le déploiement de vos actions de formation, réduisez les coûts de gestion et gagnez en visibilité, sans mobiliser vos équipes internes.
Ce que vous gagnez en externalisant la gestion administrative de votre plan de formation
1
Allègement de la charge RH
Vos équipes se libèrent des tâches administratives répétitives et chronophages.
2
Coûts de formation optimisés
Des processus structurés et rationalisés pour limiter les erreurs et les surcoûts.
3
Sécurité juridique renforcée
Vos obligations réglementaires sont respectées grâce à une veille permanente.
4
Expérience apprenante maîtrisée
Une gestion fluide qui améliore l’expérience des apprenants et des managers.
5
Conformité et fiabilité opérationnelle
Des dossiers formation complets, conformes et traçables.
6
Pilotage clair
Des reportings fiables pour suivre l’activité formation et appuyer vos décisions.
Ces situations freinent la gestion de votre plan de formation ?
Vos équipes RH sont mobilisés sur le déploiement logistique et administratif du plan au détriment de leur cœur de métier.
Les processus sont complexes, manuels et sources d’erreurs.
Les coûts de gestion sont difficiles à maîtriser.
La veille juridique formation est lourde et chronophage.
Vous avez du mal à garantir la qualité des formations et la satisfaction des apprenants.
Vous manquez d’indicateurs fiables pour piloter l’activité.
Pour répondre à ces enjeux, NOOUS proposons une solution d’externalisation dédiée à la gestion administrative de votre plan de formation.
Notre solution : Externalisation de la gestion administrative de votre plan de formation
Gestion des relations avec les prestataires
- Coordination avec les organismes de formation et les formateurs internes.
- Suivi administratif des contrats, commandes, devis, conventions.
- Négociation et validation des modalités administratives et logistiques.
- Organisation des échanges pour assurer la cohérence du plan de formation.
Pilotage des sessions de formation
- Planification des sessions selon les contraintes internes.
- Gestion des inscriptions, listes d’émargement et convocations.
- Rappels automatisés pour limiter les absences.
- Prise en charge des reports, annulations, remplacements.
Déploiement administratif & coordination des ressources
- Organisation des déplacements des apprenants.
- Réservation et gestion des salles de formation.
- Coordination des besoins matériels (supports, équipements, accès…).
Conformité réglementaire & veille juridique
- Suivi des habilitations obligatoires et des dates d’expiration.
- Anticipation des renouvellements pour éviter les ruptures réglementaires.
- Constitution et vérification de la conformité des dossiers (attestations, feuilles d’émargement, évaluations).
- Centralisation et archivage des documents selon les exigences légales.
Optimisation du taux de participation
- Alertes automatiques en cas de sous-remplissage.
- Mobilisation et ajout de participants supplémentaires lorsqu’une session n’atteint pas le seuil.
- Campagnes de communication (convocations, rappels, messages d’information).
- Gestion des désistements, reprogrammations et informations pratiques.
Pourquoi NOOUS choisir pour externaliser la gestion administrative de votre plan de développement des compétences ?
années d’expérience
de partenariats en moyenne avec nos clients
de budget formation confié
clients ETI-GC
actions de formation par an
déploiement dans 60 pays à l’international
#ADN RH
Avec plus de 25 ans d’expertise en conseil RH, nous bénéficions d’une compréhension pointue des enjeux de la formation professionnelle.
#Business Partner
Un véritable partenaire stratégique pour façonner et piloter votre stratégie de formation.
#transversalité
Avec nos 10 pôles d’expertise, nous offrons une synergie unique, en réunissant toutes nos compétences pour assurer la réussite de votre projet.
FAQ
Gestion administrative de la formation
Qu’est-ce que l’externalisation de la gestion de la formation professionnelle ?
L’externalisation de la gestion de la formation professionnelle consiste à confier à un prestataire tout ou partie des tâches administratives, logistiques et financières liées au plan de développement des compétences.
Cela couvre l’ensemble notamment :
- Gestion des inscriptions.
- Coordination avec les organismes.
- Planification et gestion des sessions.
- Gestion des financements.
- Conformité réglementaire.
- Externalisation des achats de la formation.
- Évaluations à chaud et à froid.
- Production des bilans légaux.
L’objectif est d’optimiser les processus internes, de sécuriser les démarches administratives et de permettre ainsi aux équipes RH de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Quelles sont les missions principales confiées à un prestataire dans le cadre de la gestion administrative de la formation ?
Les missions confiées à un prestataire peuvent inclure :
- Pilotage des inscriptions et des ajustements liés aux sessions (reports, annulations, remplacements).
- Gestion des convocations et des relances auprès des participants et des intervenants.
- Constitution, centralisation et archivage sécurisé des documents de formation (contrats, attestations, évaluations…).
- Contrôle de la conformité selon les exigences réglementaires ou les procédures internes.
Comment optimiser la gestion administrative de la formation dans son entreprise ?
- Déléguez la gestion administrative (inscriptions, convocations, suivi des dossiers…) et logistique de vos formations à des spécialistes et concentrez-vous sur l’essentiel.
- Confiez la gestion de vos achats formation (fournisseurs, factures, paiements) à un prestataire spécialisé pour éviter les erreurs et garantir la conformité de vos transactions.
- Faites appel à des experts pour le montage et la gestion de vos dispositifs de financement.
- Centralisez vos données dans un outil unique (type TMS).
Quels sont les avantages d’externaliser la gestion administrative de la formation ?
- Accompagnement expert : s’appuyer sur un prestataire spécialisé permet de bénéficier d’une expertise métier et d’un appui dans la mise en conformité des processus administratifs liés à la formation.
- Flexibilité RH: l’externalisation facilite l’adaptation des ressources en fonction des périodes d’activité et des volumes de formation, tout en allégeant la charge interne.
- Sécurisation des processus administratifs: les procédures sont encadrées, les délais respectés et les risques d’erreurs réduits, garantissant une gestion fiable et conforme aux obligations légales.
- Pilotage des activités: la centralisation des données administratives permet un suivi précis des actions, des budgets et des indicateurs de performance.
- Optimisation des ressources: la simplification des démarches administratives libère du temps pour se concentrer sur les enjeux RH à plus forte valeur ajoutée.
Comment s’articulent les rôles entre l’entreprise et le prestataire de l’externalisation ?
Même avec l’externalisation, l’entreprise conserve la responsabilité stratégique de son plan de formation.
Le prestataire intervient en support : exécution, coordination, pilotage opérationnel.
L’entreprise définit les orientations et arbitre les choix, tandis que le prestataire met en œuvre et garantit la bonne réalisation des processus.
Prêt à fiabiliser et simplifier la gestion administrative de votre plan de formation ?
Un besoin, une question ?
Nos équipes sont disponibles pour répondre à vos interrogations !
