sécurisez vos processus RH en externalisant la gestion administrative de votre plan de formation
Fiabilisez le déploiement de vos actions de formation, réduisez les coûts de gestion et gagnez en visibilité, sans mobiliser vos équipes internes.
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Gestion administrative du plan de formation complexe et chronophage ?
1
Charge administrative
Vos équipes RH sont mobilisés sur le déploiement logistique et administratif du plan au détriment de leur cœur de métier ?
2
Processus difficiles
Les processus sont complexes, manuels et sources d’erreurs ?
3
Gestion budgétaire complexe
Les coûts de gestion sont difficiles à maîtriser ?
4
Veille juridique chronophage
La veille juridique formation est lourde et chronophage ?
5
Satisfaction apprenant
Vous avez du mal à garantir la qualité des formations et la satisfaction des apprenants ?
6
Manque d’indicateurs
Vous manquez d’indicateurs fiables pour piloter l’activité et mesurer l’impact réel des formations ?
Pour répondre à ces enjeux, NOOUS proposons une solution d’externalisation dédiée à la gestion administrative de votre plan de formation.
Quels sont les bénéfices d’externaliser la gestion administrative de votre plan de formation ?
1. Allègement de la charge RH :
- Libérez vos équipes des tâches administratives répétitives et chronophages.
2. Coûts de formation optimisés :
- Appuyez-vous sur des processus structurés et rationalisés
- Limitez les erreurs et les surcoûts
3. Sécurité juridique renforcée :
- Maitrisez vos obligations réglementaires
- Bénéficiez d’une veille permanente pour maintenir votre conformité.
4. Expérience apprenante maîtrisée :
- Bénéficiez d’une gestion fluide qui améliore l’expérience des apprenants et des managers
5. Conformité et fiabilité opérationnelle :
- Bénéficiez de dossiers formation complets, conformes et traçables
6. Pilotage clair :
- Bénéficiez de reportings fiables pour suivre l’activité formation et appuyer vos décisions
Vous accompagnez dans l’externalisation de la gestion administrative de votre plan de formation
Déploiement logistique & administratif de votre plan de développement des compétences avec vos propres outils ou notre logiciel de gestion de la formation Eleo.
Gestion des relations avec les prestataires
- Coordination avec les organismes de formation et les formateurs internes.
- Suivi administratif des contrats, commandes, devis, conventions.
- Négociation et validation des modalités administratives et logistiques.
- Organisation des échanges pour assurer la cohérence du plan de formation.
Gestion des sessions de formation
- Planification des sessions selon les contraintes internes.
- Gestion des inscriptions, listes d’émargement et convocations.
- Rappels automatisés pour limiter les absences.
- Prise en charge des reports, annulations, remplacements.
Déploiement administratif & coordination des ressources
- Organisation des déplacements des apprenants.
- Réservation et gestion des salles de formation.
- Coordination des besoins matériels (supports, équipements, accès…).
Conformité réglementaire & veille juridique
- Suivi des habilitations obligatoires et des dates d’expiration.
- Anticipation des renouvellements pour éviter les ruptures réglementaires.
- Constitution et vérification de la conformité des dossiers (attestations, feuilles d’émargement, évaluations).
- Centralisation et archivage des documents selon les exigences légales.
Optimisation du taux de participation
- Alertes automatiques en cas de sous-remplissage.
- Mobilisation et ajout de participants supplémentaires lorsqu’une session n’atteint pas le seuil.
- Campagnes de communication (convocations, rappels, messages d’information).
- Gestion des désistements, reprogrammations et informations pratiques.
Le mot de la responsable learning & development du CNES
Noous choisir pour externaliser la gestion administrative de votre plan de formation
Une solution flexible et sur-mesure avec la garantie d’experts dédiés à vos problématiques
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d’optimisation du budget de la formation en moyenne
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Avec plus de 25 ans d’expertise en conseil RH, nous bénéficions d’une compréhension pointue des enjeux de la formation professionnelle.
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Un véritable partenaire stratégique pour façonner et piloter votre stratégie de formation.
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Avec nos 10 pôles d’expertise, nous offrons une synergie unique, en réunissant toutes nos compétences pour assurer la réussite de votre projet.
FAQ : Externalisation de la gestion administrative du plan de formation
Qu’est-ce que l’externalisation de la gestion de la formation professionnelle ?
L’externalisation de la gestion de la formation professionnelle consiste à confier à un prestataire tout ou partie des tâches administratives, logistiques et financières liées au plan de développement des compétences.
Cela couvre l’ensemble notamment :
- Gestion des inscriptions.
- Coordination avec les organismes.
- Planification et gestion des sessions.
- Gestion des financements.
- Conformité réglementaire.
- Externalisation des achats de la formation.
- Évaluations à chaud et à froid.
- Production des bilans légaux.
L’objectif est d’optimiser les processus internes, de sécuriser les démarches administratives et de permettre ainsi aux équipes RH de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Quelles sont les missions principales confiées à un prestataire dans le cadre de la gestion administrative de la formation ?
Les missions confiées à un prestataire peuvent inclure :
- Pilotage des inscriptions et des ajustements liés aux sessions (reports, annulations, remplacements).
- Gestion des convocations et des relances auprès des participants et des intervenants.
- Constitution, centralisation et archivage sécurisé des documents de formation (contrats, attestations, évaluations…).
- Contrôle de la conformité selon les exigences réglementaires ou les procédures internes.
Comment optimiser la gestion administrative de la formation dans son entreprise ?
- Déléguez la gestion administrative (inscriptions, convocations, suivi des dossiers…) et logistique de vos formations à des spécialistes et concentrez-vous sur l’essentiel.
- Confiez la gestion de vos achats formation (fournisseurs, factures, paiements) à un prestataire spécialisé pour éviter les erreurs et garantir la conformité de vos transactions.
- Faites appel à des experts pour le montage et la gestion de vos dispositifs de financement.
- Centralisez vos données dans un outil unique (type TMS).
Quels sont les avantages d’externaliser la gestion administrative de la formation ?
- Accompagnement expert : s’appuyer sur un prestataire spécialisé permet de bénéficier d’une expertise métier et d’un appui dans la mise en conformité des processus administratifs liés à la formation.
- Flexibilité RH: l’externalisation facilite l’adaptation des ressources en fonction des périodes d’activité et des volumes de formation, tout en allégeant la charge interne.
- Sécurisation des processus administratifs: les procédures sont encadrées, les délais respectés et les risques d’erreurs réduits, garantissant une gestion fiable et conforme aux obligations légales.
- Pilotage des activités: la centralisation des données administratives permet un suivi précis des actions, des budgets et des indicateurs de performance.
- Optimisation des ressources: la simplification des démarches administratives libère du temps pour se concentrer sur les enjeux RH à plus forte valeur ajoutée.
Comment s’articulent les rôles entre l’entreprise et le prestataire de l’externalisation ?
Même avec l’externalisation, l’entreprise conserve la responsabilité stratégique de son plan de formation.
Le prestataire intervient en support : exécution, coordination, pilotage opérationnel.
L’entreprise définit les orientations et arbitre les choix, tandis que le prestataire met en œuvre et garantit la bonne réalisation des processus.
Quel gain de temps l’externalisation de la gestion administrative du plan de formation permet-elle ?
Déléguer la gestion administrative du plan de formation vous permet de vous libérer des tâches les plus chronophages liées à l’organisation et au suivi des sessions.
En moyenne, les équipes RH constatent un gain de 30 % à 50 % du temps qu’elles consacraient auparavant au volet opérationnel.
Ce modèle d’accompagnement est modulable pour s’ajuster à vos ressources internes et à vos enjeux de gestion.
Peut-on changer de prestataire sans perdre l'historique des données formation ?
Oui, la continuité de vos données est préservée dès lors que le cadre contractuel est bien défini.
En intégrant des clauses de réversibilité et de portabilité des données, vous vous assurez de récupérer l’intégralité de l’historique de votre gestion administrative du plan de formation.
Cela garantit une transition fluide et une conservation de votre traçabilité, quel que soit votre prestataire.
Comment choisir le prestataire idéal pour la gestion administrative du plan de formation ?
- Son expertise et sa capacité à appréhender vos problématiques RH et vos priorités en formation.
- Sa capacité à absorber et à s’adapter aux variations de votre volume d’activité.
- La qualité des outils mis à disposition pour assurer le pilotage et le suivi administratif.
- Son niveau d’engagement en matière de conformité et de protection de vos données.
- La mise à disposition d’indicateurs de performance précis pour une visibilité totale sur l’activité.
Un besoin, une question ?
Nos équipes sont disponibles pour répondre à vos interrogations !
Emilie PLANELLES
Responsable du développement commercial
email : eplanelles@noous.co