Événementiel rh
Vos événements professionnels sur-mesure en France et à l’international. Concevez des événements impactants, sans contraintes organisationnelles.
des problématiques qui freinent l’organisation de vos évènements Rh
Manque de ressources et d’expertise
Vos équipes manquent de temps et de compétences dédiées pour concevoir et organiser des événements professionnels à impact.
Une logistique et une coordination complexes
La gestion de multiples prestataires et d’événements de grande ampleur, sans pilotage expert, devient rapidement ingérable.
Un pilotage administratif et budgétaire lourd
Facturation, suivi des coûts et gestion administrative alourdissent l’organisation de vos événements.
NOTRE SOLUTION
Nous vous accompagnons dans toutes les étapes organisationnelles, logistiques et administratives de vos événements professionnels en France comme à l’international.
conseil & conception
- Recueil & analyse de vos besoins.
- Co-construction d'un événement aligné avec vos objectifs.
- Organisation des ressources humaines, logistiques et techniques de votre projet.
- Conception de l’identité de votre événement (ingénierie pédagogique, communication et marketing).
Organisation & Coordination
- Recherche de prestataires adaptés : lieu, hébergement, transport, restauration, animations, fournitures…
- Pilotage & gestion de projet : négociation, contractualisation et suivi des prestations.
- Accompagnement des clients, participants et intervenants.
- Gestion des inscriptions.
Voyage & Déplacements
- Recherche, réservation et émission des titres de transport nationaux et internationaux.
- Assistance à l’obtention des visas.
- Informations en temps réel aux bénéficiaires : conditions d’entrée, plans de vol, visas, passeports, vaccins, mesures sanitaires et conseils pratiques.
Partenaire de votre Jour J
- Facilitateur et point central de coordination avec tous les acteurs.
- Accueil personnalisé des participants.
- Gestion logistique sur place : badging, suivi des présences, distribution de supports et goodies.
- Animation des ateliers, des formations, social events ...
Gestion administrative et budgétaire
- Centralisation de vos démarches administratives : devis, facture, visas, contrats.
- Gestion des commandes et paiement des factures fournisseurs.
- Suivi et optimisation de votre budget en euros ou devises étrangères.
- Avances de frais et versements d’indemnités journalières.
- Bilan financier détaillé avec retour d'expérience.
POURQUOI NOOUS CHOISIR ?
La garantie d’une équipe d’experts dédiée pour réaliser vos événements sur-mesure.
années d’expérience
clients ETI-Grands Comptes
événements gérés en 2024
années de partenariat avec nos clients
%
taux de satisfaction
partenaires opérant dans 30 pays
#Gain de productivité
Organisation entièrement déléguée et équipes recentrées sur leur cœur de métier.
#Des événements à fort impact
Formats différenciants pour engager les collaborateurs et marquer les esprits.
#Un pilotage maîtrisé
Vision claire des coûts, logistique fluide, sans imprévus ni dépassements.
FAQ
Événementiel rh
Qu’est-ce qu’un événement RH ?
Un événement RH est une rencontre organisée par une entreprise ou une institution autour de thématiques liées aux ressources humaines. Il peut concerner la cohésion d’équipe, la communication interne, le développement des compétences, le recrutement ou la valorisation de la culture d’entreprise.
Ces événements constituent un outil de management et de mobilisation au service des collaborateurs : ils favorisent l’échange, renforcent le sentiment d’appartenance et soutiennent la dynamique collective.
Quels types d’événements RH peuvent être organisés ?
Les événements RH peuvent prendre des formes très diverses selon les objectifs :
- Séminaires : moments de cohésion ou de travail collectif pour aligner les équipes sur les priorités et renforcer la collaboration.
- Conventions : temps forts destinés à diffuser la vision, partager les résultats ou mobiliser les collaborateurs autour d’un projet.
- Forums : espaces de rencontre entre entreprises, candidats ou partenaires institutionnels, centrés sur l’emploi et la formation.
- Team buildings : activités favorisant la coopération, la confiance et la communication interpersonnelle.
- Colloques : dispositifs d’échanges sur les pratiques, les tendances RH ou les enjeux de transformation du travail.
Chaque type d’événement répond à un objectif spécifique de communication ou de développement.
Quels sont les avantages d’externaliser l’organisation de votre évènement avec un prestataire évènementiel RH ?
Faire appel à un prestataire événementiel RH permet de déléguer la gestion opérationnelle tout en conservant la maîtrise stratégique du projet.
Cette collaboration offre plusieurs avantages :
- Anticipation : le prestataire identifie en amont les contraintes logistiques, techniques et budgétaires, et garantit le respect des échéances.
- Sérénité : la coordination des intervenants, des prestataires et la gestion des aléas techniques.
- Optimisation : les ressources internes peuvent se concentrer sur les objectifs de l’événement.
- Fiabilité : les process sont structurés, la logistique maîtrisée, et la qualité globale renforcée.
L’externalisation de l’organisation de votre évènement couvre donc la coordination logistique, la gestion des prestataires, la planification, la communication et le reporting post-événement.
Elle garantit une exécution fluide et renforce la cohérence entre la stratégie RH et l’expérience des participants.
Quelle est la différence entre la conception et l’organisation d’un événement RH ?
La conception correspond à la phase de réflexion stratégique. Elle inclut :
- L’analyse des besoins et des publics concernés.
- La définition des objectifs et des messages clés.
- Le choix du format et des intervenants.
- Et la construction du fil conducteur.
L’organisation correspond à la phase de mise en œuvre :
- Coordination logistique et technique.
- Gestion des inscriptions et des déplacements.
- Planification des interventions.
- Et suivi opérationnel pendant et après l’événement.
Ces deux étapes se complètent pour assurer la cohérence du projet.
Quels sont les acteurs impliqués dans un événement RH ?
Un événement RH mobilise plusieurs parties prenantes internes et externes :
- Les équipes RH et communication, responsables du cadrage et des messages à transmettre.
- Les managers et collaborateurs, acteurs et relais du projet.
- Les prestataires externes, qui assurent la logistique, la technique, la scénographie ou l’animation.
- Les intervenants spécialisés (formateurs, conférenciers, animateurs) selon la nature de l’événement.
La coordination entre ces acteurs est essentielle pour garantir la cohérence entre les enjeux RH et la réalisation opérationnelle.
Elle tient le cap !
Karine MAILLOT– Responsable d’Activité
Karine aime faire grandir les projets et les individus dans un cadre dynamique, positif et de confiance !
Forte de plus de 15 ans d’expérience dans l’organisation d’événements professionnels, elle vous accompagne et vous conseille, en France comme à l’international.
Notre équipe experte en évènementiel RH
Alexia CAILLAU
Cheffe de projet
Julie BOUROT
Cheffe de projet
Clémence CAMPGUILHEM
Coordinatrice évènementiel
Un besoin, une question ?
Nos équipes sont disponibles pour répondre à vos interrogations !
