Organisation colloque
Vous êtes débordé par vos tâches quotidiennes et manquez de temps pour organiser votre prochain colloque ?
NOOUS vous accompagnons dans la gestion logistique & administrative de votre colloque.
Laissez-nous vos coordonnées et faites-vous rappeler rapidement !
Vous souhaitez organiser un colloque, mais vous ne savez pas par où commencer ?
L’organisation d’un colloque ne se résume pas seulement à choisir un lieu et un traiteur. C’est un ensemble de prestations variées à coordonner !
En effet, la gestion logistique de votre colloque peut vite devenir une tâche chronophage et assez complexe à gérer.
Pas d’inquiétude, en tant que véritable partenaire, NOOUS vous accompagnons pour vous soulager de toute cette gestion logistique :
1
Trouver le lieu
Recherche du lieu idéal en fonction de votre cahier des charges.
2
Organiser le transport
Création des plans de voyage pour chaque destination, gestion des réservations de billets (avion, train, navette, bus…).
3
Coordonner les différents prestataires
Sélection et gestion des prestataires : traiteurs, photographes, vidéastes, interprètes, audiovisuels, sécurité, animateurs, signalétique, etc.
4
Gérer l’hébergement
Proposition de solutions adaptées au lieu et au plan de voyage, gestion de la rooming list.
5
Accueillir le jour J
Aménagement du lieu, coordination des acteurs du projet, suivi des présences, gestion des imprévus et clôture de l’événement.
NOOUS devient votre chef d’orchestre pour garantir le succès de votre colloque, sans que vous ayez à vous soucier des coulisses !
Vous manquez de temps pour gérer les tâches administratives liées à l’organisation de votre colloque ?
Entre devis, contrats, facturation, et échanges avec les prestataires, vous ne savez plus où donner de la tête ?
Confiez-NOOUS la gestion administrative de votre colloque !
1
Gestion des données personnelles des participants
Collecte des informations complètes (adresses, téléphones, mails, documents d’identité, infos bancaires), mise à jour continue des données.
2
Transport et hébergement
Accompagnement pour les formalités administratives (passeports, visas), gestion des réservations et attestation d’hébergement.
3
Entrée sur le territoire
Vérification des documents nécessaires : passeports, vaccinations, permis, titres de séjour, souscription à l’assurance santé, etc.
4
Pilotage administratif
Gestion des contrats, devis, factures, paiements et suivi des inscriptions. Bilan des présences.
5
Pilotage budgétaire
Suivi du budget, avance de trésorerie, centralisation des dépenses.
6
Vie quotidienne
Gestion de cartes SIM, indemnités journalières, ouverture de comptes bancaires, notes de frais, échanges de devises.
NOOUS facilitons toutes vos démarches administratives et centralisons les dépenses auprès de toutes les parties prenantes !
Vous souhaitez donner vie à votre colloque, mais vous ne savez pas comment créer un plan de communication efficace ?
Attirer l’attention des participants et répondre à leurs questions en temps réel peut sembler compliqué.
Notre équipe d’experts est là pour mettre en place un plan de communication sur-mesure !
1
Kit communication
Création d’un kit graphique, mise en ligne d’un site web ou d’une application et déclinaison de supports divers (affiches, kakémonos, bannières mail, badges…).
2
Communication auprès des participants
Envoi d’invitations, feuilles de route, plans de voyage, et informations continues.
3
Suivi et accompagnement réactif
De la réunion de cadrage à la restitution post-événement, nous restons à votre écoute pour chaque étape du projet (réunions, échanges WhatsApp, mails…).
Vous hésitez encore à faire appel à NOOUS ? Voici les avantages de notre accompagnement pour l’organisation de votre colloque !
#ADN RH
Forts de plus de 20 ans d’expertise en conseil RH, nous garantissons la réussite de vos projets événementiels professionnels.
#Business partner
Ensemble, concevons l’événement de vos rêves ! Conseil et expertise sont nos maîtres mots pour assurer la réussite de votre projet.
#International
Nous organisons vos événements RH partout dans le monde, avec une gestion agile à distance (même avec 8h de décalage) et des déplacements aux quatre coins du monde si nécessaire.
années d'expérience
clients ETI-Grands Comptes
années de partenariat avec nos clients
