Organisation événement professionnel : Des événements professionnels maîtrisés, sans contraintes organisationnelles
Concevez des événements impactants, pilotez vos budgets sereinement et déléguez toute la gestion logistique à un expert dédié.
Les avantages de confier l’organisation de vos événements professionnels à un expert
1
Gain de productivité
Vous déléguez l’ensemble de l’organisation, de la conception au jour J.
2
Des événements impactants
Formats, ateliers et animations pensés pour engager durablement vos collaborateurs.
3
Pilotage budgétaire maîtrisé
Une vision claire des coûts, des arbitrages facilités et aucun dépassement budgétaire.
4
Aucun imprévu logistique
Lieux, traiteurs, activités, inscriptions, déplacements : tout est coordonné et centralisé.
5
Expérience fluide pour les participants
Des événements bien orchestrés, sans imprévus et engageants.
Ces problématiques vous parlent ?
Vous manquez de temps ou de ressources internes pour organiser des événements professionnels.
Vous devez coordonner plusieurs prestataires, sans expertise dédiée.
Vous souhaitez organiser des événements de grande ampleur, mais la logistique devient ingérable.
Vous n’avez pas d’expert événementiel en interne pour concevoir des formats différenciants.
La facturation, le pilotage budgétaire et la gestion administrative de vos événements sont chronophages.
C’est pour répondre à ces enjeux que NOOUS accompagnons nos clients dans l’organisation de leur événement professionnel.
Notre solution : Organisation de votre évènement professionnel
Conseil & conception
- Recueil de l'ensemble de vos besoins.
- Co-construction d'un événement adapté à vos enjeux stratégiques.
- Organisation des ressources globales du projet.
- Création de l’identité de votre événement (ingénierie pédagogique, communication et marketing).
Organisation & Coordination
- Recherche des prestataires logistiques externes adaptés à vos besoins : le lieu, l’hébergement, le transport, les repas, les animations, les fournitures.
- Gestion de projet : négocation, contractualisation et suivi des prestations.
- Gestion de l’humain : accompagnement des clients, participants et intervenants.
- Gestion des inscriptions.
Voyage & Déplacements
- Recherche, réservation et émission des titres de transport nationaux et internationaux (avion, train, bus, navette, etc.).
- Aide à l’obtention des VISAS.
- Informations continues et en temps réel : conditions d’entrée, plan de vol, VISAS, passeports, vaccins, mesures sanitaires et autres informations pratiques.
Partenaire de votre Jour J
- Accueil des participants.
- Assistance personnalisée sur place : badging, distribution de goodies, programmes, indemnités journalière...
- Animation des ateliers, des formations, social events...
Gestion administrative et budgétaire
- Centralisation de vos démarches administratives : devis, facture, visas, contrats, etc.
- Gestion des commandes et paiement des factures fournisseurs.
- Optimisation et suivi de votre budget.
- Avances de frais et versement d’indemnités journalières.
- Bilan financier détaillé et retour sur expérience.
Pourquoi NOOUS choisir pour organiser votre événement professionnel ?
années d’expérience
prestataires gérés
événements gérés en 2024
années de partenariat avec nos clients
taux de satisfaction
partenaires opérant dans 30 pays
#ADN RH
Avec plus de 20 ans d’expertise en conseil RH nous agissons comme un véritable chef d’orchestre pour vos projets (séminaires, conventions, forums, team buildings et colloques).
#expérience
NOOUS accompagnons plus de 15 000 personnes par an pour des événements
RH de toute taille, en France et à l’étranger.
#International
Nous organisons vos événements RH partout dans le monde, avec une gestion agile à distance et des déplacements internationaux.
#Partenaires
Nous nous appuyons sur un réseau de partenaires qualifiés et de confiance, avec lesquels nous collaborons régulièrement pour garantir la réussite de vos événements.
FAQ
Organisation évènement professionnel
Qu’est-ce qu’un événement professionnel ?
Un événement professionnel est une rencontre organisée dans un cadre institutionnel ou sectoriel, visant à rassembler des acteurs autour d’un objectif commun : informer, mobiliser, partager ou valoriser. Il peut prendre la forme d’un salon, d’une convention, d’un forum, d’une journée thématique ou d’une conférence.
Sa finalité est de soutenir la stratégie de communication, de développement ou de coopération d’une organisation.
Quels types d’événements professionnels peuvent être organisés ?
Les formats varient selon la nature et les objectifs de l’organisation :
- Salons ou expositions: pour présenter une offre, un savoir-faire ou un secteur.
- Forums: pour favoriser les échanges et rencontres professionnelles.
- Journées thématiques: centrées sur une problématique ou un métier.
- Conférences et tables rondes: pour diffuser des connaissances ou des retours d’expérience.
- Conventions professionnelles: pour partager une vision commune et mobiliser des réseaux.
Chaque format nécessite une préparation et une logistique spécifiques, adaptées aux publics et aux enjeux visés.
Quels sont les avantages d’externaliser l’organisation d’un évènement professionnel ?
Externaliser l’organisation d’un événement professionnel permet de bénéficier d’une expertise à chaque étape du projet. Les prestataires spécialisées mobilisent leur savoir-faire, leur expérience et leur réseau de prestataires externes pour concevoir un événement cohérent, fluide et aligné avec les objectifs de l’entreprise.
Ce choix offre un gain de temps considérable pour les équipes internes, tout en réduisant la charge mentale et les risques liés à l’organisation. L’externalisation garantit également une gestion optimisée du budget, une meilleure anticipation des imprévus et une coordination logistique maîtrisée.
En confiant votre événement à des professionnels, vous assurez une expérience qualitative pour les participants, tout en vous concentrant pleinement sur votre cœur de métier et vos priorités stratégiques.
Qui sont les acteurs impliqués dans l’organisation d’un événement professionnel ?
Plusieurs parties prenantes œuvrent à la réussite d’un événement :
- Les porteurs du projet (entreprise, fédération, institution).
- Les intervenants et animateurs, garants de la qualité des échanges.
- Les prestataires techniques et logistiques, responsables du bon déroulement.
- Les partenaires et exposants, qui enrichissent le contenu et la visibilité.
La coordination entre tous ces acteurs est essentielle pour aligner l’expérience avec les objectifs stratégiques.
Comment évaluer la réussite d’un événement professionnel ?
L’évaluation repose sur des indicateurs pragmatiques :
- Le taux de satisfaction des participants, à chaud et à froid.
- La présence et l’engagement des publics (participation, feedback).
- L’atteinte des objectifs fixés (culture, communication, cohésion, clients).
- La qualité organisationnelle (respect du planning, budget, logistique).
Ces données permettent d’améliorer les éditions futures et de valoriser l’impact de l’événement.
Prêt à organiser votre prochain événements professionnels sans surcharge interne ?
Un besoin, une question ?
Nos équipes sont disponibles pour répondre à vos interrogations !
