Gestion de la formation : déployez votre plan de développement des compétences en toute sérénité
Forts de plus de 25 ans d’expertise dans l’externalisation de la formation professionnelle, confiez-nous la gestion administrative et logistique de votre plan de développement des compétences.
Pourquoi NOOUS choisir pour la gestion de votre plan de développement des compétences ?
années d’expérience
collaborateurs dédiés
de budget formation confié
clients ETI-GC
actions de formation par an
déploiement dans 60 pays à l’international
#ADN RH
Forts de plus de 25 ans d’expertise en conseil RH, nous bénéficions d’une compréhension pointue des enjeux de la formation professionnelle.
#Business Partner
Un véritable partenaire stratégique pour façonner et piloter votre stratégie de formation.
#transversalité
Avec nos 10 pôles d’expertise, nous offrons une synergie unique, en réunissant toutes nos compétences pour assurer la réussite de votre projet.
Pourquoi externaliser la gestion de votre plan de formation ?
1
Libérez vos équipes de la charge administrative et logistique
La gestion de la formation ne devrait pas rimer avec surcharge. Inscriptions, convocations, suivi des dossiers, organisation des sessions… autant de tâches chronophages qui freinent vos équipes RH.
2
Simplifiez la gestion des financements (FNE, CPF, OPCO…)
Les dispositifs de financement de la formation sont nombreux et souvent complexes. Plutôt que de perdre du temps dans les démarches et critères d’éligibilité, confiez cette gestion à des spécialistes.
3
Gagnez du temps sur la gestion fournisseurs et le suivi des paiements
Entre la coordination des prestataires, le traitement des factures et les validations comptables, la charge peut vite s’accumuler.
Externaliser cette partie, c’est vous garantir une gestion fluide, sans erreur ni retard.
4
Pilotez votre plan de formation avec des données fiables
Un plan de formation performant repose sur des indicateurs concrets. Nous centralisons vos retours apprenants, les feedbacks managers et les données clés pour alimenter vos reportings CSE, BDES ou Commissions Formation.
Notre solution : Externalisation de la gestion de la formation
Gestion de la relation avec les organismes de formation et les formateurs internes
- Coordination et communication avec les prestataires externes et les équipes internes.
- Suivi des contrats, négociation des modalités, et mise en place des partenariats nécessaires.
- Planification des sessions.
Gestion des dossiers administratifs
- Gestion des inscription et des reports.
- Envoi des convocations et des rappels.
- Centralisation et organisation des documents liés à chaque formation.
- Vérification de la conformité des dossiers.
Gestion des financements
- Optimisation de votre budget formation en identifiant et mobilisant les dispositifs de financement les plus adaptés à vos besoins.
Mandat d'achat
- Sourcing, négociation & paiements de vos factures.
- Gestion de vos achats et des factures de vos fournisseurs (frais pédagogiques, hôtels, frais de déplacements...).
- Négociation avec les fournisseurs.
reportings et rapports légaux
- Suivi des indicateurs clés, bilans à chaud et à froid, reporting clair pour piloter efficacement votre stratégie formation.
- Suivi détaillé de l’avancement du déploiement de votre plan de formation et réalisation de l’ensemble des bilans légaux requis.
- Visibilité régulière sur l’évolution de vos actions de formation, tout en assurant le respect des obligations légales et réglementaires.
Prêt à externaliser la gestion de votre plan de formation ?
FAQ
Gestion de la formation : déployez votre plan de développement des compétences en toute sérénité
Qu’est-ce que l’externalisation de la gestion de la formation ?
L’externalisation de la gestion de la formation consiste à confier à un prestataire externe tout ou une partie des tâches administratives, logistiques et financières liées au plan de développement des compétences.
Elle couvre notamment la coordination avec les organismes de formation, la planification des sessions, la gestion des inscriptions et des reports, l’envoi des convocations, la centralisation des documents (attestations, feuilles d’émargement, conventions) et le contrôle de conformité réglementaire.
Elle inclut également la gestion des factures, des règlements, du suivi budgétaire et des financements (OPCO, CPF, FNE), ainsi que le suivi des évaluations et la production des bilans légaux (CSE, BDES).
Cette organisation peut s’appuyer sur des outils dédiés de gestion de la formation.
L’objectif est de libérer les équipes RH des tâches chronophages, tout en garantissant une gestion fiable, conforme et traçable de l’ensemble du dispositif.
Quelles sont les principales missions de l’externalisation de la gestion de la formation ?
- Coordination des prestataires et formateurs : gestion des relations avec les organismes de formation, suivi des contrats et des échanges opérationnels.
- Organisation des sessions : planification, inscriptions, reports, convocations, gestion logistique, centralisation et contrôle des pièces justificatives, vérification de la conformité et optimisation du remplissage des sessions.
- Mobilisation des financements : prise en charge des dispositifs (OPCO, CPF, FNE), VAE, formations certifiantes, passeport de prévention.
- Gestion des achats de formation : sourcing, négociation, bons de commande, centralisation des factures et suivi des paiements.
- Évaluations et reporting : collecte des retours à chaud et à froid, analyse des résultats, propositions d’actions correctives, production des bilans légaux (CSE, BDES, commission formation).
En quoi l’externalisation de la gestion de la formation se distingue-t-elle d’un organisme de formation ?
L’externalisation de la gestion de la formation consiste à déléguer à un prestataire externe le pilotage administratif, logistique et financier du plan de développement des compétences.
Son rôle est d’assurer une gestion fiable et conforme, en soutien des équipes RH.
À l’inverse, un organisme de formation conçoit et dispense les contenus pédagogiques : construction des parcours, animation en présentiel ou à distance, évaluation des acquis.
La différence est donc claire :
- L’externalisation pilote l’organisation administrative, logistique et financière,
- L’organisme de formation produit et délivre la pédagogie.
Lorsque les deux services coexistent au sein d’un même prestataire, cela permet à l’entreprise de bénéficier d’un interlocuteur unique tout en maintenant une distinction nette entre organisation et formation.
Quels sont les avantages de confier la gestion de la formation à un prestataire externe ?
- Alléger la charge administrative des équipes RH
- Sécuriser les dossiers (conformité, délais, justificatifs)
- Optimiser les budgets grâce à la maîtrise des financements
- Réduction des risques de non-conformité.
- Améliorer la visibilité avec des reportings réguliers et des indicateurs de pilotage
- Gagner du temps pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
À partir de quel volume ou niveau d’activité l’externalisation devient-elle pertinente ?
L’externalisation devient pertinente dès que la charge de gestion dépasse les ressources internes disponibles.
Cela peut concerner :
- Des volumes importants de sessions ou de salariés formés,
- Une complexité administrative croissante (multisites, OPCO multiples),
- Ou la volonté d’optimiser les coûts et la conformité.
Pour une PME comme pour un grand groupe, l’externalisation permet de fiabiliser les processus et professionnaliser la gestion sans alourdir les équipes internes.
Un besoin, une question ?
Nos équipes sont disponibles pour répondre à vos interrogations !
