Libérez vos équipes RH grâce à l’externalisation la gestion de la formation
Externalisez le pilotage et le déploiement de votre formation pour sécuriser vos processus, réduire vos coûts et améliorer la visibilité de votre stratégie formation.
150 M€ de budget formation confié | 250 000 actions de formation par an
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Ils nous font confiance
Gestion de la formation chronophage et peu fiable ?
1
Surcharge administrative
Vos équipes passent trop de temps sur des tâches administratives répétitives ?
2
Surcoûts récurrents
Vos processus formation manquent de fiabilité et entraînent des coûts supplémentaires ?
3
Manque d’indicateurs
Vous avez peu de visibilité pour prendre des décisions éclairées ? Vous manquez d’indicateurs fiables pour piloter vos actions formation ?
4
Risques de non-conformité
La veille réglementaire est chronophage et complexe ?
5
Satisfaction apprenant
Vous avez du mal à garantir la qualité des formations et la satisfaction des apprenants ?
C’est pour répondre à ces défis que NOOUS proposons une gestion formation externalisée fiable et sécurisée.
Quels sont les bénéfices d’externaliser la gestion de la formation ?
1. Gain de productivité :
- Recentrez vos équipes sur les missions stratégiques
- Libérez-vous de la gestion administrative.
2. Coûts de formation optimisés :
- Appuyez-vous sur une gestion rationalisée et des process efficaces
- Améliorez le rendement de vos budgets formation.
3. Sécurité juridique :
- Appuyez-vous sur une veille réglementaire permanente
- Garantissez la conformité de toutes vos actions
- Assurez-vous que vos formations respectent les normes et réglementations en vigueur.
4. Qualité et engagement apprenant :
- Bénéficiez d’un plan de formation structuré
- Maximisez la satisfaction des apprenants.
5. Pilotage clair et réactif :
- Accédez à des reportings précis
- Suivez vos actions en temps réel
- Ajustez vos décisions avec agilité.
Vous accompagnez dans l’externalisation de la gestion de la formation
Gestion de la relation avec les organismes de formation et les formateurs internes
- Coordination et communication avec les prestataires externes et les équipes internes.
- Suivi des contrats, négociation des modalités, et mise en place des partenariats nécessaires.
- Planification des sessions.
Gestion administrative et conformité réglementaire
- Gestion des inscription et des reports.
- Envoi des convocations et des rappels.
- Centralisation et organisation des documents liés à chaque formation.
- Vérification de la conformité des dossiers.
Gestion des financements
- Optimisation de votre budget formation en identifiant et mobilisant les dispositifs de financement les plus adaptés à vos besoins.
Achat de la formation
- Sourcing, négociation & paiements de vos factures.
- Gestion de vos achats et des factures de vos fournisseurs (frais pédagogiques, hôtels, frais de déplacements...).
- Négociation avec les fournisseurs.
Suivi qualité & satisfaction
- Suivi des indicateurs clés, bilans à chaud et à froid, reporting clair pour piloter efficacement votre stratégie formation.
- Suivi détaillé de l’avancement du déploiement de votre plan de formation et réalisation de l’ensemble des bilans légaux requis.
- Visibilité régulière sur l’évolution de vos actions de formation, tout en assurant le respect des obligations légales et réglementaires.
Noous choisir pour l’externalisation de la gestion de la formation
Une solution flexible et sur-mesure avec la garantie d’experts dédiés à vos problématiques
années d’expérience
de partenariats en moyenne avec nos clients
clients ETI – GC
%
d’optimisation du budget de la formation en moyenne
#ADN RH
Avec plus de 25 ans d’expertise en conseil RH, nous bénéficions d’une compréhension pointue des enjeux de la formation professionnelle.
#Business Partner
Un véritable partenaire stratégique pour façonner et piloter votre stratégie de formation.
#transversalité
Avec nos 10 pôles d’expertise, nous offrons une synergie unique, en réunissant toutes nos compétences pour assurer la réussite de votre projet.
FAQ : Gestion logistique de la formation en entreprise
Qu’est-ce que l’externalisation de la gestion de la formation ?
L’externalisation de la gestion de la formation consiste à confier à un prestataire externe tout ou une partie des tâches administratives, logistiques et financières liées au plan de développement des compétences.
Elle couvre notamment la coordination avec les organismes de formation, la planification des sessions, la gestion des inscriptions et des reports, l’envoi des convocations, la centralisation des documents (attestations, feuilles d’émargement, conventions) et le contrôle de conformité réglementaire.
Elle inclut également la gestion des factures, des règlements, du suivi budgétaire et des financements (OPCO, CPF, FNE), ainsi que le suivi des évaluations et la production des bilans légaux (CSE, BDES).
Cette organisation peut s’appuyer sur des outils dédiés de gestion de la formation.
L’objectif est de libérer les équipes RH des tâches chronophages, tout en garantissant une gestion fiable, conforme et traçable de l’ensemble du dispositif.
Quelles sont les principales missions de l’externalisation de la gestion de la formation ?
L’externalisation de la gestion de la formation couvre un ensemble de missions. Elle inclut :
- Coordination des prestataires et formateurs : gestion des relations avec les organismes de formation, suivi des contrats et des échanges opérationnels.
- Organisation des sessions : planification, inscriptions, reports, convocations, gestion logistique, centralisation et contrôle des pièces justificatives, vérification de la conformité et optimisation du remplissage des sessions.
- Mobilisation des financements : prise en charge des dispositifs (OPCO, CPF, FNE), VAE, formations certifiantes, passeport de prévention.
- Gestion des achats de formation : sourcing, négociation, bons de commande, centralisation des factures et suivi des paiements.
- Évaluations et reporting : collecte des retours à chaud et à froid, analyse des résultats, propositions d’actions correctives, production des bilans légaux (CSE, BDES, commission formation).
En quoi l’externalisation de la gestion de la formation se distingue-t-elle d’un organisme de formation ?
L’externalisation de la gestion de la formation consiste à déléguer à un prestataire externe le pilotage administratif, logistique et financier du plan de développement des compétences.
Son rôle est d’assurer une gestion fiable et conforme, en soutien des équipes RH.
À l’inverse, un organisme de formation conçoit et dispense les contenus pédagogiques : construction des parcours, animation en présentiel ou à distance, évaluation des acquis.
La différence est donc claire :
- L’externalisation pilote l’organisation administrative, logistique et financière,
- L’organisme de formation produit et délivre la pédagogie.
Lorsque les deux services coexistent au sein d’un même prestataire, cela permet à l’entreprise de bénéficier d’un interlocuteur unique tout en maintenant une distinction nette entre organisation et formation.
Quels sont les avantages de confier la gestion de la formation à un prestataire externe ?
Externaliser la gestion de la formation permet de :
- Alléger la charge administrative des équipes RH
- Sécuriser les dossiers (conformité, délais, justificatifs)
- Optimiser les budgets grâce à la maîtrise des financements
- Réduction des risques de non-conformité.
- Améliorer la visibilité avec des reportings réguliers et des indicateurs de pilotage
- Gagner du temps pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
À partir de quel volume ou niveau d’activité l’externalisation devient-elle pertinente ?
L’externalisation devient pertinente dès que la charge de gestion dépasse les ressources internes disponibles.
Cela peut concerner :
- Des volumes importants de sessions ou de salariés formés,
- Une complexité administrative croissante (multisites, OPCO multiples),
- Ou la volonté d’optimiser les coûts et la conformité.
Pour une PME comme pour un grand groupe, l’externalisation permet de fiabiliser les processus et professionnaliser la gestion sans alourdir les équipes internes.
Quel gain de temps attendre pour les équipes RH en externalisant la gestion de la formation en entreprise ?
Est-il possible de changer de prestataire en cours de contrat sans perdre les données formation ?
Quels critères prendre en compte pour choisir un prestataire pour externaliser la gestion de son plan de formation en entreprise ?
- Son expertise et sa compréhension des enjeux RH et formation
- Sa capacité à gérer votre volumétrie et vos variations d’activité
- Les outils utilisés (TMS, interconnexion avec vos systèmes, reporting)
- Le niveau de conformité réglementaire et de sécurité des données
- La clarté de son pilotage et de ses indicateurs de performance.
Un besoin, une question ?
Nos équipes sont disponibles pour répondre à vos interrogations !
Emilie PLANELLES
Responsable du développement commercial
email : eplanelles@noous.co