Une approche structurée et sécurisée pour réussir vos audits et maintenir votre conformité à long terme : Accompagnement Qualiopi

La certification Qualiopi n’est pas obligatoire pour exercer une activité d’organisme de formation. Toutefois, depuis le 1er janvier 2022, elle est un pré-requis pour tous les prestataires qui souhaitent accéder aux financements publics ou mutualisés (OPCO, Régions, CPF, France Travail, Agefiph…).

Elle constitue également un gage de qualité et de crédibilité auprès des entreprises, des apprenants et des partenaires, en attestant du respect des exigences du Référentiel National Qualité.

La certification Qualiopi ne peut être délivrée que par un organisme certificateur accrédité. Ces organismes doivent être reconnus par le Comité français d’accréditation (COFRAC). Leur rôle est d’auditer les prestataires selon le Référentiel National Qualité et de vérifier la conformité avant de délivrer ou renouveler la certification.

Ils interviennent également dans le cadre des audits de surveillance afin de s’assurer du maintien des exigences qualité dans le temps et de la bonne application des procédures mis en place par l’organisme de formation.

La certification Qualiopi est valable 3 ans à partir de la réussite de l’audit initial. Elle s’inscrit dans un cycle triennal comprenant :

• Un audit initial,
• Un audit de surveillance obligatoire entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois,
• Un audit de renouvellement à réaliser avant la fin des 3 ans pour maintenir la validité du certificat.

Sans réussite de l’audit de surveillance ou de renouvellement, la certification peut être suspendue ou perdre sa validité avant l’échéance.

La dernière version applicable du Référentiel National Qualité est disponible directement sur le site officiel du Ministère du Travail. Organisé autour de 7 critères et 32 indicateurs, il est régulièrement mis à jour par l’État afin de garantir l’harmonisation et l’évolution des exigences applicables aux organismes de formation.

Ce document constitue la base de référence utilisée lors des audits Qualiopi et permet aux organismes de formation de suivre les exigences attendues en matière de qualité et de conformité.

L’accompagnement RH est conçu pour répondre à un besoin ponctuel ou à une mission spécifique sur une durée définie. Une fois les objectifs atteints, la collaboration prend fin.

L’abonnement RH, quant à lui, s’inscrit dans la durée avec un volume d’heures mensuel adapté à vos besoins. Cette formule vous permet de bénéficier d’un soutien RH régulier et flexible, sans engagement de durée fixe. Vous pouvez arrêter l’accompagnement lorsque vous le souhaitez, avec un préavis de deux mois.

Dans les deux cas, nous intervenons sur l’ensemble de vos sujets RH : organisation, recrutement, conformité, gestion du personnel, accompagnement managérial et bien plus encore.

Un accompagnement Qualiopi comprend généralement un diagnostic initial, un support à la mise en conformité avec le Référentiel National Qualité (RNQ), la création des documents, outils et procédures nécessaires, la préparation à l’audit ainsi qu’un suivi jusqu’à la certification.

Les livrables incluent notamment un plan d’action de mise en conformité, l’identification des éléments de preuve attendus par l’auditeur et une boîte à outils adaptée à vos spécificités.

Il est important de choisir un accompagnateur ayant une réelle expérience des audits Qualiopi et qui propose un accompagnement personnalisé. Les “kits” de documents standardisés peuvent sembler attractifs mais ils sont souvent mal adaptés au fonctionnement réel de l’organisme. Le risque est de présenter des procédures incohérentes ou difficiles à appliquer à l’avenir, mettant en péril le maintien de la certification.

Oui, il est possible de préparer seul sa certification Qualiopi. Cependant, le référentiel peut être complexe à interpréter et les attentes des auditeurs sont parfois sous-estimées ou mal comprises. Sans accompagnement, les principaux risques sont les non-conformités, une surcharge administrative ou des procédures mal adaptées à l’activité réelle de l’organisme.

Un accompagnement permet généralement de gagner du temps, de mieux structurer sa démarche et de sécuriser la préparation de l’audit en s’assurant que les éléments attendus soient bien alignés avec les exigences du Référentiel National Qualité.

Le CPF finance rarement directement un accompagnement Qualiopi. En revanche, certaines prises en charge peuvent être possibles via un OPCO, des aides régionales ou des dispositifs publics selon le statut de l’organisme et le type de prestation. Un accompagnateur peut vous aider à identifier les financements mobilisables.

Les possibilités de financement peuvent varier selon votre situation, votre secteur d’activité et les dispositifs disponibles au moment de la demande. Il est donc important d’étudier les solutions existantes en amont afin d’optimiser la prise en charge de votre accompagnement.

Un accompagnement Qualiopi peut couvrir l’ensemble du cycle de certification : audit initial, audit de surveillance et audit de renouvellement. Certains cabinets proposent un suivi continu afin d’aider les organismes à maintenir leur conformité et à faire évoluer leur système qualité dans le temps.

Cet accompagnement permet également d’anticiper les évolutions du Référentiel National Qualité, de préparer les audits dans de bonnes conditions et de sécuriser durablement les pratiques mises en place au sein de l’organisme de formation.