organisation colloque : Organisez un colloque professionnel sans mobiliser vos ressources internes
Confiez la conception, l’organisation et le pilotage de votre colloque à un partenaire unique, tout en conservant une maîtrise complète des enjeux logistiques, opérationnels et budgétaires.
Ce que vous obtenez en externalisant l’organisation de votre colloque
1
Gain de productivité
Vous déléguez l’ensemble de l’organisation sans mobiliser vos ressources internes sur des tâches chronophages.
2
Colloque structuré et à forte valeur ajoutée
Formats, contenus et interventions conçus pour servir vos objectifs d’information, de réflexion ou de visibilité.
3
Gestion budgétaire claire et sécurisée
Vous bénéficiez d’une vision claire des coûts, d’un suivi rigoureux et d’arbitrages facilités tout au long du projet.
4
Coordination fluide des prestataires
Lieux, traiteurs, prestataires techniques, conférenciers : l’ensemble de l’écosystème est piloté par un interlocuteur unique.
5
Expérience fluide pour les participants
Inscription, accueil, déroulé, logistique : chaque étape est pensée pour garantir une expérience professionnelle et engageante.
Ces problématiques vous parlent ?
Vous ne disposez pas de temps ou de ressources nécessaires pour organiser un colloque en interne.
Vous devez coordonner de nombreux intervenants et prestataires, sans expertise dédiée.
La logistique d’un colloque (lieu, inscriptions, techniques, déplacements) devient complexe.
Vous ne disposez pas d’un expert interne pour concevoir un colloque structuré et impactant.
La gestion administrative, le pilotage budgétaire et la facturation associés à votre colloque sont chronophages.
C’est pour répondre à ces enjeux que NOOUS accompagnons nos clients dans l’organisation de leurs colloques.
Notre solution : Organisation de votre colloque
Gestion logistique
- Trouver le lieu idéal en fonction de votre cahier des charges.
- Organiser le transport pour chaque destination, gestion des réservations de billets (avion, train, navette, bus…).
- Coordonner les différents prestataires.
Gestion administrative
- Gestion et mise à jour des données des participants.
- Accompagnement pour les formalités administratives (passeports, visas), gestion des réservations et attestation d’hébergement.
- Vérification des documents nécessaires : passeports, vaccinations, permis, titres de séjour...
- Gestion des contrats, devis, factures, paiements et suivi des inscriptions.
Gestion des financements et suivi budgétaire
- Suivi du budget, avance de trésorerie, centralisation des dépenses.
- Gestion des indemnités journalières, ouverture de comptes bancaires, notes de frais, échanges de devises.
Communication & expérience participants
- Invitations et communication ciblée.
- Diffusion des informations pratiques.
- Accompagnement des participants.
- Gestion des interactions en temps réel.
Pourquoi NOOUS choisir pour l’organisation de votre colloque ?
années d’expérience
prestataires gérés
événements gérés en 2024
années de partenariat avec nos clients
taux de satisfaction
partenaires opérant dans 30 pays
#ADN RH
Avec plus de 20 ans d’expertise en conseil RH nous agissons comme un véritable chef d’orchestre pour vos projets (séminaires, conventions, forums, team buildings et colloques).
#expérience
NOOUS accompagnons plus de 15 000 personnes par an pour des événements
RH de toute taille, en France et à l’étranger.
#International
Nous organisons vos événements RH partout dans le monde, avec une gestion agile à distance et des déplacements internationaux.
#Partenaires
Nous nous appuyons sur un réseau de partenaires qualifiés et de confiance, avec lesquels nous collaborons régulièrement pour garantir la réussite de vos événements.
FAQ
Organisation colloque
Qu’est-ce qu’un colloque et quel est son objectif ?
Un colloque est un événement professionnel ou académique réunissant des experts autour d’une thématique définie. Son objectif est de favoriser les échanges, confronter des points de vue et valoriser les avancées d’un domaine, tout en créant un espace propice à la réflexion collective et à la collaboration.
Quels est la différence entre un colloque, conférence, congrès et symposium ?
- Un colloque est un débat entre plusieurs personnes sur des questions théoriques, scientifiques.
- Une conférence consiste à l’intervention d’un expert sur un sujet précis, principalement orientée vers la transmission de connaissances. Elle comporte souvent un temps de questions-réponses, mais laisse peu de place au débat entre participants.
- Un congrès est un événement réunissant un grand nombre de participants, souvent à l’échelle nationale ou internationale. Il rassemble une communauté professionnelle ou scientifique autour d’un domaine global. Le programme est généralement dense et varié : conférences, ateliers, tables rondes, sessions parallèles, expositions et moments de networking. Il se déroule sur plusieurs jours et vise à la fois le partage de connaissances, la valorisation des travaux et le développement de relations professionnelles.
- Un symposium est un événement de format réduit réunissant des experts autour d’une problématique très ciblée. Il vise à approfondir un sujet spécifique et à échanger sur les avancées et enjeux du domaine.
Quelles sont les avantages de passer par un prestataire externe pour l’organisation d’un colloque ?
Faire appel à un prestataire externe pour l’organisation d’un colloque permet de bénéficier d’une gestion experte et structurée à chaque étape du projet.
Le prestataire externe prend en charge la planification globale, la coordination des intervenants, la logistique, le suivi des inscriptions, la communication et la gestion budgétaire. Il assure également le respect des délais, la fluidité de l’évènement et la maîtrise des imprévus.
Cette externalisation offre un gain de temps considérable pour les équipes internes, sécurise l’organisation et garantit un colloque professionnel, cohérent et valorisant pour l’image de l’entreprise.
Quels sont les acteurs impliqués dans un colloque et leurs rôles ?
Plusieurs parties prenantes interviennent dans un colloque :
- L’organisation porteuse, qui définit les objectifs, le budget et pilote le projet.
- Les intervenants et animateurs, qui apportent contenu et dynamique.
- Les prestataires logistiques et techniques, responsables du lieu, de l’équipement, de la coordination.
Une bonne synchronisation entre ces acteurs est essentielle pour garantir la fluidité et la cohérence de l’événement.
Quelles sont les principales contraintes ou défis à anticiper pour l’organisation d’un colloque ?
Les défis typiques incluent :
- Le budget, qui doit couvrir lieu, technique, intervenants, restauration, etc.
- La logistique, notamment pour des lieux, des participants ou des formats complexes.
- La mobilisation des intervenants et participants, pour garantir l’engagement.
- Le respect du timing et des enchaînements, élément clé de l’expérience participant.
- La capitalisation des résultats, pour que l’événement ne soit pas isolé mais s’inscrive dans une démarche suivie.
Prêt à organiser votre prochain colloque sans complexité organisationnelle ?
Un besoin, une question ?
Nos équipes sont disponibles pour répondre à vos interrogations !
