Structurez la gestion de vos achats formation pour en faire un levier de performance
Process structurés, risques maîtrisés, pilotage en temps réel : reprenez le contrôle de votre politique d’achats formation grâce à NOOUS.
32 000 factures validées en 2024 | 82M€ de budget géré
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Ils nous font confiance
Une gestion des achats formation encore peu structurée ?
1
Manque de visibilité sur le marché
Vous manquez de visibilité sur les fournisseurs pertinents et les prix du marché pour vos achats formation ?
2
Sourcing peu structuré
Vos recherches de programmes et de fournisseurs reposent essentiellement sur des démarches informelles, sans méthode définie ?
3
Processus non standardisés
L’absence de processus formalisés génère des retards, des litiges ou des surcoûts ?
4
Pilotage des risques insuffisant
Sans cartographie claire de vos achats, vous manquez de visibilité sur les risques opérationnels et financiers ?
5
Charge opérationnelle élevée
Vos équipes consacrent trop de temps aux tâches administratives, au détriment de leur cœur de métier ?
6
Circuits de validation lourds
Des circuits de validation complexes retardent vos paiements et fragilisent vos relations fournisseurs ?
Un contexte réglementaire en évolution
À compter du 1er septembre 2026, la généralisation de la facture électronique entre progressivement en vigueur pour les entreprises. Cette réforme transforme les modalités d’émission, de transmission et de réception des factures, avec de nouvelles obligations réglementaires et des impacts sur les processus administratifs et comptables.
NOOUS a anticipé cette évolution réglementaire et dispose des solutions nécessaires pour vous accompagner efficacement dans cette transition.
Quels sont les bénéfices de structurer la gestion de vos achats formation ?
1. Une meilleure visibilité sur le marché
Accédez à une analyse claire des fournisseurs pertinents et des prix du marché pour sécuriser vos décisions d’achat.
2. Un sourcing méthodique
Structurez vos recherches de programmes et de fournisseurs grâce à une méthodologie éprouvée.
3. Des processus standardisés
Des circuits formalisés qui réduisent les retards, les litiges et les surcoûts.
4. Des risques maîtrisée
Une vision claire de vos achats pour anticiper et limiter les risques opérationnels et financiers.
5. Des équipes recentrées sur leur cœur de métier
Moins de charge administrative pour vos équipes, plus de temps pour leurs missions à forte valeur ajoutée.
6. Des circuits de validation fluidifiés
Des paiements traités dans les délais pour préserver la qualité de vos relations fournisseurs.
Notre méthode pour structurer la gestion de vos achats formation
Gestion administrative de vos fournisseurs
- Création et conformité de vos fournisseurs récurrents ou ponctuel.
- Envoi de bons de commande clairs et détaillés.
- Interlocuteur dédié pour un suivi efficace.
- Réception, contrôle et centralisation des documents sur une plateforme dédiée.
- Paiement des factures selon les échéances.
Processus optimisé et réactif
- Bons de commande émis sous 48 heures.
- Double contrôle des factures.
- Paiements sous 24 heures.
- Accès en temps réel à l'état d'avancement des dossiers.
Solutions de trésorerie flexibles
- Avances de fonds via une solution de fonds de roulement.
- Appels de fonds réguliers.
- Décalage de trésorerie avec le soutien de notre partenaire bancaire.
- Reporting détaillé et suivi personnalisé.
Refacturation et pilotage budgétaire
- Fichiers mensuels précis pour faciliter vos déclarations TVA.
- Suivi personnalisé des dépenses par enveloppe budgétaire.
- Rapports adaptés à vos enjeux RH.
Vision stratégique de vos achats formation
- Analyse de votre stratégie d'achats formation.
- Préconisations sur mesure.
Noous choisir pour structurer la gestion de vos achats formation
La garantie d’experts dédiés à vos problématiques
années d’expérience
bons de commandes émis en 2024
clients ETI-GC
devises différentes
#Charge administrative allégée
Moins de tâches chronophages et des équipes RH et finance recentrées sur des missions stratégiques.
#Une gestion fiable et conforme
Factures centralisées, traitées rapidement et dans le respect de la conformité réglementaire, même pour les prestataires étrangers.
#Visibilité et expertise
Prix maîtrisés, dépenses suivies en temps réel, pilotage budgétaire renforcé.
FAQ : gestion des achats formation
Qu’est-ce que l’externalisation de la gestion des achats ?
L’externalisation de la gestion des achats consiste à confier tout ou partie de vos processus achats à un prestataire externe spécialisé.
Cela inclut la gestion administrative, le suivi des fournisseurs, le traitement des factures, le pilotage budgétaire et la sécurisation des paiements.
En amont de la gestion quotidienne, c’est aussi une analyse méthodique de votre stratégie d’achats de prestations intellectuelles et une restitution structurée, afin de vous donner une visibilité opérationnelle en lien avec vos ambitions et votre vision.
Concrètement, l’externalisation couvre 4 grands volets :
- La gestion administrative des fournisseurs : création et conformité des fournisseurs récurrents ou ponctuels, envoi de bons de commande clairs et détaillés, réception, contrôle et centralisation des documents sur une plateforme dédiée et paiement des factures dans les délais.
- Un processus optimisé et réactif : bons de commande émis sous 48 heures, double contrôle des factures, paiements sous 24 heures pour sécuriser les prestations commandées et accès en temps réel à l’état d’avancement des dossiers.
- Des solutions de trésorerie flexibles : avances de fonds, appels de fonds réguliers et décalage de trésorerie avec le soutien d’un partenaire bancaire.
- Le pilotage budgétaire : suivi personnalisé des dépenses par enveloppes budgétaires, rapports adaptés à vos enjeux et fichiers mensuels précis pour faciliter vos déclarations TVA.
À quelles entreprises s’adresse l’externalisation de la gestion des achats ?
- Les entreprises en croissance,
- Les structures avec des volumes d’achats récurrents et/ou des besoins d’agilité dans les paiements,
- Les organisations dont les équipes manquent de temps ou d’expertise achats,
- Les acteurs souhaitant mieux piloter leurs dépenses et réduire les risques,
- Les organisations limitées par la gestion de leurs fournisseurs dans leur logiciel interne.
Comment structurer et optimiser sa politique d'achats formation ?
Structurer sa politique d’achats formation, c’est avant tout gagner en visibilité et en maîtrise sur des processus souvent dispersés ou peu formalisés. Cela repose sur plusieurs leviers : cartographier ses fournisseurs et ses achats, standardiser les circuits de validation et les bons de commande, piloter les dépenses en temps réel par enveloppes budgétaires et accéder à une expertise marché pour optimiser les conditions négociées.
Comment s’organise le pilotage et le suivi des achats dans une gestion externalisée ?
Le pilotage s’organise autour d’un suivi continu et sur mesure : indicateurs définis en amont (dépenses, engagements, délais, volumes), points de reporting réguliers et visibilité en temps réel sur l’état des achats et des paiements. L’entreprise garde la main sur les décisions stratégiques de sa politique d’achats formation. Le prestataire peut également apporter un éclairage stratégique via un audit de votre stratégie et de votre organisation achats, pour nourrir vos arbitrages, la décision finale restant toujours entre les mains de l’entreprise.
Quels sont les principaux risques liés à une gestion des achats formation mal structurée ?
Une gestion non structurée expose l’organisation à plusieurs risques : manque de visibilité sur les fournisseurs et les prix du marché, retards et litiges liés à des circuits de validation mal définis, charge administrative excessive pour les équipes et non-conformité réglementaire pouvant générer des erreurs de facturation ou des difficultés lors de contrôles.
Comment garantir la transparence et la traçabilité des achats formation externalisés ?
La transparence repose sur des processus clairement définis : centralisation de l’ensemble des documents (bons de commande, factures, justificatifs), nomenclature conforme aux exigences légales, circuits de validation formalisés, historique des opérations accessible et reportings réguliers.
Quels outils permettent de piloter la gestion des achats formation ?
Une gestion structurée s’appuie généralement sur une plateforme digitalisée centralisant bons de commande, factures et reportings. Cela permet un suivi en temps réel des engagements, une traçabilité complète de chaque dossier et des tableaux de bord exploitables pour arbitrer vos décisions d’achat sans dépendre d’outils dispersés.
Faut-il une équipe achats dédiée pour structurer sa gestion des achats formation ?
Pas nécessairement. Une gestion structurée peut s’appuyer sur des ressources internes existantes épaulées par une méthodologie et des outils adaptés ou sur un accompagnement externe qui apporte l’expertise achats sans nécessiter le recrutement d’une équipe dédiée. Le choix dépend surtout du volume d’achats et de la complexité des dispositifs de formation mobilisés.
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Nos équipes sont disponibles pour répondre à vos interrogations !
Emilie PLANELLES
Responsable du développement commercial
email : eplanelles@noous.co