Sécurisez vos contrats jeunes : externalisation de la gestion de vos contrats en alternance

La sous-traitance traite une tâche ponctuelle (par exemple, pour une campagne de recrutement). L’externalisation porte sur un processus avec des engagements mesurables, des KPI et une amélioration continue. Le prestataire opère dans vos outils (ATS/SIRH/paie) ou les siens, avec un chef de projet dédié et des rituels de pilotage adaptés à vos besoins.

• Les PME et ETI externalisent pour gagner du temps et sécuriser leurs contrats.
• Les grands groupes externalisent pour gérer des volumes importants et harmoniser leurs pratiques sur plusieurs sites.
• Les CFA et organismes de formation externalisent pour industrialiser leur back-office et absorber leurs pics d’activité (rentrées, audits, facturation).

Ce modèle devient pertinent dès qu’une structure gère plusieurs dizaines d’alternants par an et rencontre des problèmes récurrents (dossiers incomplets, retards OPCO, ruptures de contrat).

Pour gagner du temps, réduire les risques (non-conformités, aides non mobilisées), accélérer vos recrutements et offrir une expérience candidat fluide. Le prestataire gère la mécanique (OPCO, Cerfa, relances), vous gardez les décisions clés et la culture d’accueil.

Avant l’embauche

Le prestataire vous aide à qualifier le poste à pourvoir, rédige la fiche de poste adaptée, organise le sourcing et effectue la présélection des candidats. Il planifie les entretiens et transmet des shortlists déjà qualifiées pour permettre aux managers de gagner du temps et de se concentrer sur la décision finale. 

Contrats et conformité 

Une fois le candidat retenu, le prestataire choisit la bonne modalité de contrat (apprentissage ou professionnalisation), calcule la rémunération légale en fonction de l’âge et du niveau de formation, prépare et dépose le Cerfa, assure la relation avec l’OPCO et suit l’activation de vos aides financières.  

Après l’embauche 

Le prestataire gère l’administration de la période d’essai, prépare et suit les avenants, traite les éventuelles ruptures, et assure le lien avec votre paie via la DSN. Il se charge aussi de l’archivage des dossiers et fournit un reporting mensuel pour vous donner une vision de votre stratégie de recrutement en alternance.

L’entreprise définit d’abord ses besoins :

• Volume d’alternants.
• Périmètre à déléguer.
• Objectifs de performance.

Elle compare ensuite les prestataires sur leur expertise de l’alternance, leur connaissance des OPCO et leur capacité à gérer aussi bien le recrutement que l’administratif.
Elle évalue la solidité des outils proposés, notamment l’intégration avec son SIRH ou sa paie, ainsi que la qualité du reporting fourni.
Elle vérifie également les engagements contractuels : SLA chiffrés, clause de réversibilité, propriété des viviers de candidats et conformité RGPD.
Enfin, elle privilégie un prestataire qui propose un pilote ou des références clients dans son secteur, pour s’assurer de la qualité du service avant de généraliser l’externalisation.

• L’employeur est responsable de l’exécution du contrat et de l’accueil de l’alternant.
• Le CFA est responsable de la qualité pédagogique et du suivi de la formation.
• Le prestataire exécute les tâches confiées, mais il ne se substitue jamais aux obligations légales des deux parties.

L’entreprise désigne le prestataire comme sous-traitant et encadre les finalités du traitement dans le contrat. Elle minimise les données et définit les durées précises de conservation. Le prestataire sécurise l’hébergement, trace les accès et garantit la confidentialité. Enfin, le dispositif offre aux candidats un canal simple pour exercer leurs droits d’accès, de rectification et de suppression.