Découvrez les 5 bonnes pratiques permettant de rédiger votre exemple fiche de poste

Un exemple fiche de poste ne doit pas être perçu comme un formalisme, une simple rédaction. Son élaboration doit être le fait d’une prise de recul sur l’activité quotidienne, sur l’organisation particulière comme collective voire la stratégie de l’entreprise. La fiche de poste est un outil de gestion du personnel et de communication.

Attention à la confusion entre métier, emploi et poste. Si vous rédigez un exemple fiche de poste, soyez précis dans l’intitulé du poste. Afin de mieux illustrer mes propos, je vous invite à regarder l’infographie ci-dessous.

Au sein d’un exemple fiche de poste : comment s’organise le contenu ?

l’exemple FICHE DE POSTE se DOIT d’ÊTRE SUCCINCT

#Que faut-il noter dans la fiche de poste ?

Un exemple fiche de poste ne doit pas être une liste exhaustive de tous les éléments constitutifs d’un poste de travail. Il doit être un outil d’organisation et de communication et doit à ce titre faire preuve de clarté. Le niveau de détail apporté à un exemple fiche de poste doit ainsi considérer la lisibilité de l’ensemble.

Trop détailler dans une fiche de poste n’apporte que de la complexité et limite son utilisation. En revanche, un exemple de fiche de poste claire et succinct est un outil efficace.

Au sein d’un exemple fiche de poste, il est des rubriques indispensables et des rubriques complémentaires à insérer dans votre rédaction.

#rubriqueS INDISPENSABLES DANS l’exemple FICHE DE POSTE

  • Intitulé du poste :

 

La réflexion sur le choix de l’intitulé du poste peut paraitre accessoire. Il convient pourtant de choisir avec tact et en cohérence avec les activités, un intitulé qui décrit la mission globale du poste. En effet, un intitulé de poste en discordance avec les tâches réalisées peut être source d’incompréhension voire de démotivation pour les collaborateurs. Il est donc primordial de bien travailler l’intitulé de votre fiche de poste.

 

  • La mission du poste :

 

La mission du poste décrit la raison d’être du poste dans l’entreprise. Il décrit a minima le rôle du poste et ses activités principales. Afin de mieux le comprendre, nous vous invitons à télécharger notre exemple fiche de poste qui s’affichera en pop-up.

 

  • Les activités essentielles :

 

Il s’agit d’un grand découpage des catégories d’activité du poste. Certains postes n’en contiennent qu’un ou deux quand d’autres en comptes davantage. Les activités sont des ensembles de tâches qui relèvent du même domaine. Pour exemple, un poste de secrétaire comptable comprend deux activités : le secrétariat courant et le traitement des opérations comptables.

 

  • Les tâches :

 

Les tâches sont l’ensemble d’opérations nécessaires à l’exercice de l’activité. Dans l’optique de rédiger une fiche de poste, il faut garder

 

  • Les relation interprofessionnelles et hiérarchiques :

 

On pense souvent aux relations hiérarchiques, qui sont nécessaires à décrire pour formaliser l’organisation de travail, ce qu’on oublie plus volontiers de citer ce sont les relations fonctionnelles c’est-à-dire les interactions professionnelles du poste. Il ne s’agit pas de toutes les citer au risque de se perdre en complexité mais de citer les essentielles. Cela a pour objectif de participer à définir le périmètre du poste et en creux, celui des autres.

 

  • Les compétences professionnelles à mobiliser :

 

Compétences :

 

La compétence, c’est ce qui produit la performance. Elle est donc la mise en relation de savoirs et de savoir-faire qui, combinés avec l’expérience, permet d’obtenir un résultat.

 

Il est donc important de lister les compétences nécessaires à mobiliser dans une fiche de poste. On ne peut pas observer les compétences directement, on les déduit par rapport à des activités.

 

Il s’agit de la rubrique à laquelle il faut apporter le plus de temps lors de la rédaction des fiches de postes.

 

Savoir et savoir-faire :

Les savoirs sont de différentes natures : les savoirs théoriques (qui se rapportent à des connaissances générales, spécifiques, techniques) et les savoirs procéduraux (qui se rapportent aux savoir-faire).

Les savoirs théoriques sont ainsi l’ensemble des connaissances relatives à un ou plusieurs domaines professionnels.

Le savoir-faire est la capacité de mise en place d’une méthode, d’un protocole de travail dans une situation donnée quand la compétence est le niveau de maîtrise du savoir-faire.

 

Aptitude :

Il s’agit de la capacité d’un individu à réagir à une demande suivant un ensemble de comportements dans une situation professionnelle donnée.

Par exemple il faut éviter les termes comme « sérieux, rigueur, conscience professionnelle » qui sont trop génériques, on parlera plutôt d’aptitude d’auto contrôle, de confidentialité ou de discrétion ou encore de résolution de problèmes en situation nouvelle.

#Rubriques complémentaires (à adapter suivant votre entreprise, son organisation et surtout vos objectifs)

Pour les encadrants (exemple : chef d’équipe, chef d’atelier, responsable commercial, conducteur de travaux, chef de projet etc..)

 

L’effectif encadré : décrire à la fois le nombre de personnes encadrées mais aussi les responsabilités concernant l’équipe (gestion du recrutement, gestion de l’activité, gestion financière). Le contenu de cette rubrique doit décrire à la fois l’autonomie dont dispose le poste dans ses fonctions d’encadrement (ce qu’il peut faire totalement ou partiellement) et de la responsabilité qui en découle. Ce point est majeur à expliciter car il est d’une part entièrement dépendant de la manière dont le chef d’entreprise souhaite rendre opérationnel son organisation et d’autre part crucial pour développer les fonctions d’encadrement des postes concernés.

 

Critères d’évaluation de l’activité : dans le cadre d’une démarche de structuration des ressources humaines et la mise en place d’entretiens annuels d’évaluation, il est pertinent d’intégrer les critères d’évaluation de l’activité du poste. L’évaluation de l’activité est principalement réalisée lors des entretiens annuels d’évaluation et porte sur l’atteinte des objectifs fixés.

Garder à l’esprit l’objectif visé et sa finalité lors de la rédaction de la fiche de poste

La rédaction des fiches de postes est un processus long et couteux « organisationnellement » parlant. En effet, elles tentent de remettre à plat le fonctionnement et l’organisation de l’activité. La mise en place des fiches de postes doit ainsi toujours conserver comme finalité l’amélioration de l’organisation de travail.

Impliquer les collaborateurs pour améliorer l’appropriation future des fiches de postes

La réussite de la mise en place des fiches de postes est dépendante de l’appropriation qu’en font les collaborateurs. Pourquoi impliquer les collaborateurs dans la mise en place des fiches de postes ?

Cela permet de recueillir un maximum d’informations au plus près du quotidien des collaborateurs. La description des tâches permet de soulever parfois des optimisations qui, sans ce moment dédié, n’aurait pas pu être mises en évidence.

L’implication des collaborateurs peut revêtir différentes modalités : un entretien de travail commun avec le responsable hiérarchique, une rédaction séparée puis une mise en commun etc.

Il est possible que plusieurs collaborateurs exercent la même activité et relèvent de la même fiche de poste. Il ne faut pas négliger ce facteur et utiliser la mise en commun des expériences pour bâtir la fiche de poste.

Actualiser a minima biannuellement la fiche de poste

Un facteur de réussite d’un outil comme la fiche de poste est son actualisation. Une fiche de poste, même bien rédigée, qui reste au fond d’un tiroir pendant plusieurs années est une perte pour l’encadrement comme pour les équipes. Les entretiens professionnels, réalisés tous les deux ans, sont l’occasion de faire le point sur les évolutions du poste et le cas échéant, actualiser le contenu des fiches de poste.

cOmmuniquer la fiche de poste et l’utiliser

Outil de gestion collective, la fiche de poste est un outil de communication : elle est au service de chaque collaborateur pour fixer les éléments constitutifs de la fonction attendue par la Direction. Même la fiche de poste la mieux rédigée ne portera pas ses fruits si elle n’est pas communiquée et utilisée. Les fiches de postes doivent être ainsi communiquées aux collaborateurs, remises en main propre préférablement et utilisées à chaque événement marquant de la vie d’entreprise et du collaborateur.

En résumé

La fiche de poste est la brique élémentaire de la structuration des ressources humaines. Rédiger des fiches de postes est l’étape initiale préalable à l’amélioration continue de votre entreprise. Vous en tirerez différents bénéfices : fixer un cadre, prendre du recul, disposer d’un référentiel de compétences ou encore fournir des repères partagés sur le rôle de chaque collaborateur.

Maintenant que vous avez les bonnes pratiques pour une fiche de poste bien rédigée, je vous invite à télécharger notre modèle utilisable par votre entreprise. Sinon, vous pouvez lire mon article sur les modèles de fiches de poste.

Hugo Brille

Hugo Brille

Consultant RH

« Aux côtés des TPE et PME dans la structuration de leurs ressources humaines. 

Mettez de l’humain dans vos ressources ! »

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