À partir du 1er octobre 2026, le financement des formations professionnelles change : la subrogation OPCO ne sera plus la règle générale. Certains opérateurs pourraient ne plus régler directement les prestataires à la place des entreprises.
Dans ce cas, les entreprises devront avancer les frais de formation, puis demander leur remboursement. À ce stade, seuls quelques OPCO ont communiqué clairement sur l’évolution de la subrogation de paiement. Il reste donc indispensable de vérifier la règle applicable avant d’anticiper un changement de circuit.
Qu’est-ce que la subrogation d’OPCO ?
La subrogation de paiement permet à l’OPCO de régler directement l’organisme de formation. L’entreprise n’avance pas les frais et ne reçoit pas la facture à payer. En cas de suppression de la subrogation, l’entreprise devra payer puis demander un remboursement.
Un nouveau parcours de paiement à anticiper
Lorsque la subrogation n’est plus proposée, le schéma devient le suivant :
- L’organisme de formation facture directement l’entreprise ;
- L’entreprise règle l’intégralité de la facture, TVA comprise ;
- L’entreprise dépose ensuite une demande de remboursement auprès de son OPCO, dans la limite de la prise en charge accordée.
Paiement direct : les dispositifs qui font exception
Certaines exceptions restent possibles, notamment selon la taille de l’entreprise, le dispositif concerné ou les offres propres à chaque OPCO. Le plan de développement des compétences des entreprises de moins de 50 salariés, les contrats d’apprentissage ou certaines modalités spécifiques peuvent ainsi conserver un paiement direct dans certains cas.
Quels risques pour l’entreprise ?
Avec la fin de la subrogation, les entreprises devront dans de nombreux cas avancer les frais de formation avant d’être remboursées par leur OPCO. Ce changement peut peser sur la trésorerie, en particulier pour les petites structures. C’est pourquoi il est important d’anticiper ses démarches.
Le 1er octobre est souvent présenté comme la date de changement, mais il ne suffit pas toujours de déposer son dossier avant cette échéance. Selon les OPCO, les règles appliquées peuvent dépendre de la date de traitement du dossier. Certains ont donc fixé une date limite plus précoce afin de garantir l’ancien système. Pour les formations prévues fin 2026, mieux vaut anticiper ses démarches et vérifier les conditions auprès de son OPCO.
Quels impacts pour les RH et les finances ?
1) Pour les Responsables Formation et DRH, le changement est avant tout organisationnel : il faut désormais :
- Engager les prestations auprès de vos fournisseurs via l’envoi d’un bon de commande;
- Assurer le règlement des factures auprès des organismes de formation ;
- Conserver l’ensemble des justificatifs nécessaires ;
- Transmettre les demandes de remboursement à votre OPCO dans les délais impartis ;
- Suivre les paiements et relancer, si nécessaire, les dossiers en attente.
2) Pour les DAF, l’enjeu est un enjeu de trésorerie. L’entreprise doit désormais avancer l’intégralité des frais de formation, TVA comprise, avant tout remboursement. Sur un volume annuel de formation conséquent, ce décalage peut représenter un besoin de trésorerie non négligeable, à chiffrer dès maintenant plutôt qu’à découvrir au moment des premières facture.
Ces deux impacts sont liés : une entreprise qui n’anticipe pas ce sujet à la fois côté RH et côté finance risque de découvrir le problème au pire moment, au moment de payer.
Comment anticiper ce changement dans son entreprise ?
Pour anticiper ce changement, il faut d’abord identifier les formations potentiellement concernées, vérifier les règles applicables auprès de son OPCO, puis estimer deux impacts : l’avance de trésorerie à prévoir et la charge de travail supplémentaire que devront absorber les services formation et finance. Cette estimation doit intégrer le temps nécessaire pour engager les commandes, contrôler les factures, collecter les justificatifs, déposer les demandes de remboursement, suivre les paiements et relancer les dossiers en attente. Elle permet de décider s’il est possible de gérer ce nouveau circuit en interne ou s’il est préférable de s’appuyer sur un partenaire capable de sécuriser le suivi administratif, financier et comptable.
Comment NOOUS vous accompagne face à la fin de la subrogation OPCO ?
Face à ce changement, deux options sont possibles : reconstruire en interne un processus de gestion des achats de formation , de suivi des remboursements, de relance et de trésorerie qui n’existait pas jusqu’ici ou confier ce sujet à un tiers expert
C’est exactement ce que propose NOOUS avec son service de subrogation de paiement pour la formation.
Nous devenons votre interlocuteur unique face aux organismes de formation. Plutôt que votre entreprise reçoive et règle chaque facture individuellement, NOOUS centralise la relation fournisseurs, contrôle la conformité des factures et des pièces justificatives, et gère le paiement pour votre compte. Vous conservez le même confort qu’avec l’ancien circuit de subrogation : vous ne gérez plus les factures une par une.
Nous pouvons régler vos fournisseurs sous 24h. Vos prestataires sont payés rapidement, ainsi vous sécurisez le déploiement de vos actions de formations (notamment le cas pour les fournisseurs étrangers, les e-learnings) …
Nous proposons de nombreuses solutions de trésorerie. C’est le cœur du sujet pour vos DAF : grâce à des solutions de trésorerie flexibles, adossées à un partenaire bancaire, NOOUS facilite la gestion de la trésorerie tout en garantissant le respect des échéances.
Nous sécurisons le suivi et la refacturation. Chaque dossier est documenté et suivi jusqu’à son terme, avec une refacturation prête pour votre comptabilité et les nouveaux enjeux liés à la réforme de la facturation électronique.
Nous chiffrons votre exposition avant qu’elle ne devienne un problème. Sur simple demande, nous pouvons estimer avec vous le volume de formation concerné par le changement, et donc l’ampleur du besoin de trésorerie que vous auriez dû absorber sans accompagnement.
En résumé, la fin de la subrogation OPCO ne signifie pas la même chose pour toutes les entreprises ni pour tous les OPCO. Mais lorsqu’elle s’applique, elle modifie en profondeur la gestion administrative et financière de la formation : avance des frais, suivi des remboursements, gestion de trésorerie et contrôle des justificatifs.
Les entreprises ont donc tout intérêt à évaluer dès maintenant leur niveau d’exposition afin d’anticiper les impacts organisationnels et financiers de ce changement.
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