#13 La conduite de réunion

Ahhh la conduite de réunion, si vous avez l’habitude de vous prêter à l’exercice, vous serez sans doute d’accord avec moi : ça n’est pas une mince affaire ! De The Office à Brooklyn 99, les scènes en salles de réunion sont d’ailleurs souvent exploitées à des fins comiques 🎬 Comment conduire une réunion de façon productive et efficace ? C’est au programme de la NOOUSletter du jour 💫

les facteurs clés du succès

  • Une bonne préparation en amont : traduire les objectifs en ordre du jour, cibler les personnes à convoquer, fixer le jour et les horaires de la réunion, choisir un lieu adapté (💡 Il ne s’agit pas forcément d’une salle de réunion). Une fois ces éléments réunis, pensez à faire parvenir une invitation aux personnes concernées 📜
  • Opter pour une méthodologie appropriée : Cette dernière peut notamment concerner les techniques d’animation (brainstorming collectif, partage d’informations ascendant ou descendant…), la définition des rôles de chacun (animateur ou président, expert, secrétaire de séance, participants…) ou les modalités de prise de décision finale (décision unilatérale ou concertée).
  • L’animateur est le garant de la dynamique du groupe. Il doit être attentif à sa propre énergie tout au long de la réunion. Son but : faire avancer la réunion pour progresser vers l’objectif 🎯 Ses outils à disposition 🛠 : questionner, distribuer la parole (et éviter qu’une personne ne monopolise la discussion), synthétiser, reformuler pour garantir la productivité et la créativité au sein de l’équipe. Il doit aussi recentrer le débat en cas de digression et prendre en compte les remarques pertinentes qui ne rentrent pas dans le cadre de la réunion pour une prochaine session. Pour garder les troupes motivées, il doit en effet veiller à la gestion du temps ⏲ L’animateur est également parfois amené à rappeler les règles du jeu (sur l’usage du téléphone ou en cas de chit-chat par exemple) 🃏 Il doit également tenir compte de la psychologie des participants : la carte sociodynamique, dont on a déjà parlé, s’avère être une alliée de taille ! 🙌

les 3 phases d’une réunion efficace

Pour les amateurs de moyens mnémotechniques, abordons la technique « des 3A » : avant – action – après 🧠

  1. Avant, l’importance de la préparation
  • Ne vous dispersez pas au moment d’établir l’ordre du jour sur la base des objectifs analysés.  Pensez surtout à ce que vous souhaitez faire ressortir de la réunion : c’est cette raison d’être qui justifie la réunion. Ainsi, on ne vous opposera pas l’argument #ThisMeetingCouldHaveBeenAnEmail, dont on voit fleurir de nombreux mèmes sur Internet 😂
  • Sélectionnez les participants selon ce qu’ils peuvent apporter à la réunion ou en retirer.
  • Assurez-vous également de rassembler et/ou transmettre la documentation nécessaire au bon déroulé de la réunion.
  • Faites un point logistique en amont : optimisez l’espace 🪑, vérifiez que la connexion soit opérationnelle, ainsi que le bon fonctionnement des équipements de visioconférence 💻 etc.
  1. Action, pendant la réunion 
  • Accueillez chaleureusement les premiers arrivants. Offrez-leur, par exemple, un café 
  • Commencez à l’heure (à 5 mins près), les retardataires prendront le train en route 🚆
  • Pensez au cadrage, une étape souvent bâclée ou floue. L’animateur répond d’entrée à deux questions : « Pourquoi cette réunion ? » et « Comment va-t-elle se dérouler ? »
  • Vient ensuite la réalisation du travail prévu à l’ordre du jour.
  • L’animateur (ou le président) a la responsabilité d’énoncer la conclusion. Cela permet de résumer les avancées et de déterminer ce qui doit être réalisé (et par qui) en vue de la prochaine réunion. En prime, elle laisse un bon souvenir aux participants.
  1. Après la réunion 

Voici une liste d’actions à mener :

  • Rédiger le compte-rendu, à chaud, pour acter des décisions et prévoir leur mise en œuvre, formaliser le travail et capitaliser l’information pour mémoire.
  • Diffuser le compte-rendu pour le valider ou le modifier sous une semaine environ.
  • S’assurer de la mise en œuvre concrète des décisions.

La séance est levée 😉 Et vous , quels sont vos conseils pour une conduite de réunion optimale ? Nous sommes curieux d’avoir vos retours ! 💌

QUOI vous n’êtes pas encore inscrit à notre NOOUSletter Richesses Humaines ? Cliquez sur le bouton en dessous pour ne pas en perdre une miette 🍴

Inès FAUCOUP

Responsable activité DRH & QSE à temps partagé

Email : ifaucoup@noous.co

Mieux NOOUS connaitre
Parfois, on écrit des articles
Souvent on partage du contenu sympa (et utile) sur LinkedIn
Comment ? Vous n’êtes pas encore inscrit à la NOOUSletter ?

 

Vous êtes arrivés à la fin de cette NOOUSletter (belle perf’)
Vous pouvez dès à présent reprendre une activité normale.

0 commentaires

Soumettre un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *