#33 L’externalisation de la formation
Bienvenue dans cette nouvelle NOOUSletter dont l’objectif est de démontrer que l’externalisation de la formation, c’est IN ! (Comment ça, cette expression est has-been ?) 😉
Allez, c’est parti !
Pour donner plus de corps à mon propos, j’ai eu la chance d’interviewer Raphaëlle Benech, responsable de l’activité externalisation de la formation chez NOOUS (merci à elle !). Avec son équipe, constituée de conseillers formation (qui mettent en place des actions de formation), de chargés de projet (qui pilotent les process et relèvent les points d’amélioration continue) et de responsables de comptes (qui gèrent la relation clients et la recherche d’opportunités), elle accompagne nos clients dans le déploiement de leur stratégie de formation. C’est donc une interlocutrice privilégiée 🙌
1. Définition de l’externalisation de la formation
Selon la Charte de l’externalisation du Comité de Liaison des Services (CLS) du MEDEF et de l’Institut Esprit Service, « l’externalisation consiste à confier la totalité d’une fonction ou d’un service à un prestataire externe spécialisé pour une durée pluriannuelle. Celui-ci fournit alors la prestation en conformité avec le niveau de service, de performance et de responsabilité spécifiés ». C’est donc une activité de service dont le périmètre est variable, avec un objectif de performance, qui engage les parties prenantes sur la durée (historiquement 3 ans dans le domaine de la formation, mais de plus en plus souvent 1 an).
L’externalisation (ou outsourcing) de la formation consiste à confier à un prestataire externe tout ou partie de la gestion de la formation.
On y retrouve, de A à Z, les activités suivantes :
Le recueil des besoins pour l’élaboration du Plan de développement des compétences
La recherche des formateurs ou des programmes de formation adaptés
La gestion administrative (inscriptions, convocations…)
La gestion financière (dispositifs d’aides, suivi des budgets…)
L’évaluation, à chaud et à froid, pour obtenir un feedback sur l’efficacité de la formation, s’assurer qu’elle réponde bien aux besoins actuels, nouveaux enjeux et évolutions métiers.
Le reporting qui donne la parole aux chiffres (KPI and co).
2. Quelques chiffres
De plus en plus de fonctions sont externalisées au sein de l’entreprise. 65% des dirigeants ont recours à l’outsourcing pour une ou plusieurs fonctions. Le marché de l’outsourcing RH est en constante progression depuis une dizaine d’années (entre +8% et +12% par an) 📈
La formation professionnelle n’échappe pas à cette tendance ! On l’a constaté chez NOOUS avec un développement de 20% sur cette activité l’an dernier. La gestion de la formation est actuellement la 2ème fonction RH la plus déléguée, derrière la paie (est-ce que quelqu’un dans l’assemblée est réellement étonné de cette annonce ? 🙈) et devant le recrutement.
Comment expliquer cette dynamique ? D’après Raphaëlle, elle est principalement due à la complexité croissance du cadre légal (notamment depuis la Loi « Avenir professionnel » du 5 septembre 2018 qui assouplit la définition de l’action de formation et introduit de nouvelles modalités de formation – c’est l’AFEST 🎉) et la technicité inhérente à la gestion administrative, logistique et comptable de la formation. En outre, les compétences deviennent de plus en plus rapidement obsolètes et les difficultés de recrutement dans un marché de l’emploi tendu encouragent la mobilité interne.
Pour en savoir davantage sur l’externalisation de la formation, cliquez par ici.
3. Les avantages de l’externalisation
Finalement, l’externalisation de la formation comporte de nombreux avantages. Raphaëlle nous partage les 5 principaux :
Le respect des obligations légales et réglementaires
La législation en matière de formation est complexe et foisonnante. En faisant appel à un expert spécialisé, vous vous assurez d’être à jour des dernières évolutions réglementaires.
Accompagner la montée en compétences de vos collaborateurs
Bien conduite, l’externalisation de la formation est au service de la montée en compétences au sein de l’entreprise. Il s’agit d’un levier de motivation et de rétention pour les salariés, également susceptible d’augmenter l’attractivité de l’entreprise auprès de nouveaux talents.
Bénéficier de l’expertise métier du prestataire externe
Comme vous le savez d’expérience, il n’est pas toujours facile de trouver THE formation dans une offre en perpétuelle mutation, pléthorique et atomisée. C’est un peu comme chercher une aiguille dans une botte de foin 🧵 Grâce à son expertise métier et sa connaissance des innovations pédagogiques, le prestataire externe vous permettra d’accéder à des formations de qualité, éprouvées et actualisées, et à un réseau de formateurs qualifiés.
Libérer du temps pour les ressources RH
La gestion de la formation est une activité chronophage. L’externaliser permet aux équipes RH de dégager des moyens, du temps et de l’énergie qui seront réinvestis dans des activités à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise. Cela contribue aussi à alléger leur charge mentale. Le personnel RH pourra se concentrer sur son cœur de métier et mener notamment une réflexion stratégique sur sa politique en matière de développement des compétences (GPEC, budgets alloués, abondement du CPF…)
L’optimisation des coûts pédagogiques
Last but not least, on retrouve souvent cet argument sur le devant de la scène. Les appels d’offres en matière d’externalisation de la gestion de la formation professionnelle se multiplient, avec un dénominateur commun : obtenir le meilleur retour sur investissement (ROI) possible 👑 Avec sa maîtrise des rouages du mécanisme de financement ⚙️ , le prestataire externe vous aide à y voir plus clair. L’externalisation conduit de facto à une amélioration du taux de remplissage des formations. Lié par contrats-cadres avec des organismes de formation, votre prestataire externe est en mesure de négocier les tarifs unitaires en réalisant une économie d’échelle. Il peut également vous proposer une prestation de mandat d’achat qui permet d’avoir une meilleure visibilité sur votre pilotage budgétaire.
4. Comment bien choisir son prestataire pour externaliser la gestion de sa formation ?
Choisissez attentivement votre prestataire ! Voici quelques conseils délivrés par Raphaëlle ✨ :
Optez pour un partenaire avec un fort niveau d’expertise métier (c’est le b.a.-ba 😉) et en lequel vous avez confiance. C’est important car toute relation de prestation de service entraîne le partage d’informations parfois sensibles. Dans cette optique, la présence d’un relais au sein de l’entreprise pour faciliter les échanges avec votre interlocuteur est souvent nécessaire 💬 Chez NOOUS, Raphaëlle recommande une organisation « miroir » à celle du client.
Continuons à brosser le portrait type d’un prestataire de choix 🖌️ : il s’agit d’une personne interconnectée, avec une vision 360° de la formation, capable d’adopter une double posture : d’accompagnateur, doté d’une organisation efficiente, mais également de conseiller pour faire des préconisations qui viendront vous challenger. Chez NOOUS, il existe un « Learning club » dédié aux clients de l’externalisation de la formation ☕ Un moment propice au partage entre pairs, pour se nourrir de ce que font les autres, ainsi qu’au benchmark des process et bonnes pratiques de la formation professionnelle.
Si la dimension relationnelle est un critère déterminant, accordez également de l’importance au système d’information du prestataire 🖥️ Il doit être sécurisé, RGPD compliant, et, dans l’idéal, compatible avec votre propre logiciel SIRH.
Et vous , quel est votre regard sur l’externalisation de la formation ? 👀
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Julie de chez NOOUS
Communicante enthousiaste
Mieux NOOUS connaitre
Parfois, on écrit des articles
Souvent on partage du contenu sympa (et utile) sur LinkedIn
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Vous êtes arrivés à la fin de cette NOOUSletter (belle perf’)
Vous pouvez dès à présent reprendre une activité normale.
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